Get Things Done! 3 Tipps zur Steigerung deiner Produktivität

Wusstest du, dass wir durchschnittlich nur 2 Stunden und 53 Minuten pro Arbeitstag wirklich produktiv sind? Der Rest der Zeit geht für Meetings, Ablenkungen und ineffizientes Multitasking drauf. Kein Wunder, dass wir manchmal am Ende des Tages das Gefühl haben, kaum etwas geschafft zu haben.

Produktive Menschen machen es anders: Sie setzen klare Prioritäten, arbeiten in fokussierten Zeitblöcken und bleiben konsequent bei ihrem Plan. Sie verschwenden keine Energie mit ständigen Kontextwechseln oder ungeplanten Aufgaben – stattdessen haben sie eine Struktur, die ihnen hilft, ihre Ziele effizient zu erreichen.

Doch wie kannst du das für dich nutzen? Die gute Nachricht: Es gibt einfache Methoden, mit denen auch du deine Produktivität sofort steigern kannst – ganz ohne komplizierte Theorien. In diesem Artikel erfährst du drei meiner bewährten Lieblingsstrategien, mit denen du deine Zeit optimal nutzt und endlich mehr erledigst.

Fokuszeit: Ungeteilte Aufmerksamkeit für mehr Produktivität

Multitasking klingt verlockend, doch es bremst unsere Produktivität. Studien bestätigen das: Wer ständig zwischen Aufgaben hin und her springt, verliert wertvolle Zeit und Energie. „Echte” Produktivität erfordert ungeteilte Aufmerksamkeit – Fokuszeit. In dieser Zeit konzentrierst du dich ganz auf eine Aufgabe, ohne dich ablenken zu lassen.

So richte ich meine Fokuszeiten ein:

1. Fokuszeit am Handy aktivieren: Apple-Nutzer kennen es – unter „Einstellungen“ kannst du deinen Fokusmodus individuell einstellen. Ich blockiere alles, was mich stören könnte: Messenger, Benachrichtigungen, alles aus – nur noch die Apps, die ich wirklich brauche

2. Fokuszeit in MS O365 einrichten: Outlook, Slack und Co. dürfen in meiner Fokuszeit ruhig mal Pause machen. So stelle ich sicher, dass ich mich nur mit den wichtigen Tools beschäftige.

3. Produktivitätsphasen nutzen: Ich habe meine Fokuszeit bewusst an den Beginn meines Arbeitstages gelegt. Zum einen bin ich zu dieser Zeit besonders produktiv und kreativ. Zum anderen stelle ich so sicher, dass ich mit den Themen, die mir wirklich wichtig sind und die mir das Arbeiten in Zukunft erleichtern, vorankomme. Vorher schaue ich nicht in meine Mails oder sonstiges. Meine Fokusthemen sind die 1, 2 Themen, die ich als Erstes am Tag bearbeite. Danach dürfen dann gern Themen wie Buchhaltung etc. vorsichtig anklopfen, ob sie auch mal dran kommen dürfen.

Wochenplanung: Mehr Struktur, weniger Chaos

Kennst du das? Du setzt dich am Montag an deinen Schreibtisch und fühlst dich sofort blockiert. Statt produktiv zu starten, verlierst du dich in kleinen Aufgaben, die eigentlich gar nicht auf deiner Liste stehen. Oder scrollst vor lauter Planlosigkeit lieber erstmal durch deine Social-Media-Accounts.

Genau das passiert oft, wenn wir ohne klare Struktur in die Woche starten.

Eine durchdachte Wochenplanung kann da Wunder wirken. Am Freitag sind meine letzten Termine das Retro und die Wochenplanung. Danach kann ich beruhigt und mit freiem Kopf ins Wochenende starten.

So sieht meine Wochenplanung im Detail aus:

1. Überblick verschaffen: Ich verschaffe mir erstmal einen Überblick, was in der nächsten Woche ansteht. Welche Deadlines gibt es? Starten neue Projekte?

2. Fokus setzen: Dann überlege ich mir, worauf ich meinen Fokus legen möchten. Was ist mein Ziel für den Monat und welche Aufgaben zahlen darauf ein?

3. Aufgaben einplanen: Anschließend plane die To Do’s in meinen Kalender ein und blocke mir dafür entsprechende Zeitfenster.

4. Private Termine integrieren: Freizeit, Sport und Familie sind genauso wichtig wie die Arbeit. Also kommen auch diese in den Kalender. Ich plane auch Anfahrtswege, zum Beispiel zum Klavierunterricht, großzügig mit ein, um dann nicht in Stress zu verfallen.

5. Pufferzeiten einplanen: Klar, es gibt immer Unerwartetes. Wenn es irgendwie möglich ist, blocke ich daher ein paar Zeitfenster, um für solche Situationen gewappnet zu sein. Klappt nicht immer, aber manchmal.

Buchempfehlung:
Falls du nach weiteren Tipps für eine effektivere Wochenplanung suchst, kann ich dir „Winning the Week“ von Demir und Carey Bentley empfehlen. Mir hat es bei der Strukturierung meiner Wochenplanung sehr geholfen.

Stick to the Plan: Umsetzung ohne Ablenkung 

Perfektionismus, ständige Social-Media-Pausen oder die berühmte „morgen mache ich’s“-Mentalität – all das kann uns von unserem Plan abbringen. Aber gute Planung hilft nichts, wenn wir sie nicht auch umsetzen.

Hier ein paar Methoden, die dir helfen können, am Ball zu bleiben:

Aufgaben in kleine Einheiten unterteilen: Große Aufgaben können überwältigend wirken. Statt sie als riesigen Brocken zu sehen, teile sie in kleinere, machbare Schritte. So bleibst du motiviert und siehst schneller Fortschritte.

Realistisch planen: Versuche von vornherein möglichst realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe benötigt und wann du sie schaffen kannst. Plane lieber etwas zu viel als zu wenig Puffer ein.

Eat the frog first: Erledige unliebsame Aufgaben zuerst, anstatt sie immer weiter nach hinten zu schieben und dann doch nie zu machen. Was weg ist, ist weg und außerdem ist es ein gutes Gefühl, die unbeliebteste Aufgabe direkt als Erstes los zu sein.

Die Alternative:
Lass ungeliebte Aufgaben einfach bei mir – so kannst du dich auf das konzentrieren, was du wirklich gern machst.

Buche dir ein Kennenlerngespräch, und wir schauen gemeinsam, wie ich dich unterstützen kann.

Fazit

Produktivität ist kein Zufall, sondern das Ergebnis gezielter Planung und Umsetzung. Mit Fokuszeit, einer strukturierten Wochenplanung und der Disziplin, an deinem Plan festzuhalten, kannst du deine Effizienz erheblich steigern.

Der Schlüssel liegt darin, Ablenkungen zu minimieren und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Setze dir klare Ziele, teile Aufgaben in kleine Einheiten und belohne dich für Fortschritte.

Bleib dran, auch wenn es mal schwieriger wird.

Quellen:
Vouchercloud, 2018, Survey Reveals Employee Productivity Averages 2 Hours and 53 Minutes a Day