So unterstütze ich meine Kund:innen im Alltag – 3 Beispiele aus meiner VA-Praxis

Ich werde oft gefragt, was ich als Virtuelle Assistentin eigentlich genau mache.

Die kurze Antwort: Ich unterstütze Solo-Selbstständige und kleine Teams dabei, ihren Arbeitsalltag leichter, strukturierter und entspannter zu gestalten.

Die lange Antwort? Die ist so bunt wie meine Kund:innen selbst.

Heute möchte ich dir zeigen, wie unterschiedlich meine Arbeit aussehen kann und was sich dadurch für meine Kund:innen verändert hat. Drei Beispiele aus meiner VA-Praxis: Patrick, Kathi & Olivia und Bastian.

Patrick: Content Creator mit vielen Projekten und noch mehr Ideen

Patrick ist Content Creator für Websites rund ums Reisen. Er besucht gern die größten Metropolen der Welt und gibt seine Erfahrungen und Tipps an andere Reisende weiter. Seine To-do-Liste ist lang und wächst schneller, als man „WordPress“ sagen kann.

Patrick hat sich für die Zusammenarbeit mit mir entschieden, weil er jemanden braucht, der ihm zuverlässig den Rücken freihält, damit er sich auf seine kreativen Projekte konzentrieren kann.

Ich übernehme für ihn die Pflege und Aktualisierung mehrerer Websites, sorge dafür, dass Inhalte regelmäßig überprüft und ergänzt werden, und erstelle neue Seiten auf Basis seiner Themenvorgaben.
So bleibt alles aktuell, ohne dass er selbst ständig zwischen Design, Technik und Content hin- und herspringen muss.

Patrick sagt inzwischen:

„Ich kann mich endlich wieder auf das konzentrieren, was mir Spaß macht – das Erstellen neuer Inhalte.“

Kathi & Olivia: Rundum-Betreuung für die Glücksheldin GmbH

Kathi und Olivia sind die Gründerinnen der Glücksheldin GmbH – ein Herzensprojekt, das Mütter dabei unterstützt, Stress und Krisen leichter zu meistern. Ihr Unternehmen wächst stetig, und damit auch die Anzahl der Aufgaben.

Hier bin ich fester Bestandteil des Teams und übernehme einen bunten Strauß an Aufgaben – von Buchhaltungsvorbereitung über Kundenkommunikation und Projektmanagement bis hin zur Einrichtung und Pflege von Tools wie ablefy oder Notion.

Ich schreibe außerdem Launch-Mails, unterstütze bei der Strukturierung neuer Onlineprogramme und halte die interne Organisation im Blick.

Das Ziel: Die beiden sollen sich auf die Weiterentwicklung ihrer Angebote konzentrieren können, statt im Tagesgeschäft unterzugehen.

Eine typische Situation?
Wenn ein neuer Kurs ansteht, bereite ich alles so vor, dass Abläufe und Kommunikation nahtlos ineinandergreifen: Automationen, E-Mails, Dokumente, Checklisten. So läuft der Launch reibungslos, und das Team kann sich ganz auf die Teilnehmer:innen fokussieren.

Kathi hat es einmal so schön gesagt:

„Nancy ist wie das unsichtbare Fundament, das alles zusammenhält.“

Perfekt formuliert. Genauso sehe ich meine Rolle auch.

Bastian: Struktur und Entlastung für den Berufsoptimierer Podcast

Bastian ist Host des Berufsoptimierer Podcasts und begleitet Menschen dabei, ihre Karriere mit mehr Klarheit und Selbstbewusstsein zu gestalten. Ein inspirierendes Projekt – und gleichzeitig ein organisatorisches Mammut.

Damit Bastian sich voll auf seine Gespräche und Inhalte fokussieren kann, übernehme ich die Recherche, Einladung und Betreuung der Interviewgäste. Ich sorge dafür, dass alle Informationen rechtzeitig vorliegen, Termine abgestimmt sind und die Gäste sich gut betreut fühlen.

Zusätzlich pflege ich die Stammdatenbank seiner Kund:innen, damit jederzeit klar ist, wer wo im Prozess steht. So behält sein Team den Überblick, und keine Information geht verloren.

Für Bastian bedeutet das: weniger Stress, klarere Abläufe und die Möglichkeit, sich ganz auf das zu konzentrieren, was seinen Podcast besonders macht – inspirierende Gespräche.

Drei Kund:innen, drei Welten – ein gemeinsames Ziel

Patrick, Kathi & Olivia und Bastian arbeiten in völlig unterschiedlichen Bereichen. Doch sie haben eines gemeinsam:
Sie wollen sich auf das konzentrieren, was sie am besten können. Und dafür brauchen sie keine Zauberei, sondern Struktur, Überblick und Verlässlichkeit.

Für mich ist jede Zusammenarbeit individuell.
Manchmal geht es um Technik und Prozesse, manchmal um Kommunikation, manchmal um das Aufräumen im Hintergrund. Aber immer geht es darum, Zeit zu schenken: Zeit für Fokus, Kreativität und Wachstum.

Fazit: Unterstützung, die Freiraum schafft

Virtuelle Assistenz ist für mich mehr als das Abhaken von Aufgaben. Es ist ein Zusammenspiel von Vertrauen, Klarheit und übersichtlicher Organisation. Oft bin ich daher enge Sparringspartnerin meiner Kund:innen.

Jede Kundin und jeder Kunde bringt eigene Themen, Herausforderungen und Ziele mit. Und genau das macht meine Arbeit so spannend.

Wenn du dir ebenfalls wünschst, dass dein Business-Alltag ein bisschen leichter wird, dann melde dich gern für ein unverbindliches Erstgespräch. Gemeinsam finden wir heraus, wie ich dich am besten unterstützen kann.