Kennst du das Gefühl, wenn dein Kopf einfach nur brummt, weil ständig etwas ansteht? Du hast einen Haufen guter Ideen und Projekte im Kopf, doch der Alltag lässt einfach keinen Zentimeter Platz für die Umsetzung. Dein Postfach platzt aus allen Nähten, deine To Do-Liste ist proppenvoll, und statt dich endlich den großen, wichtigen Aufgaben zu widmen, bist du im Klein-Klein von E-Mails, Terminen und Buchhaltung gefangen.  

Genau in dieser Situation fangen viele Selbständige an darüber nachzudenken, sich Unterstützung zu holen und eine virtuelle Assistenz (VA) zu beauftragen. Doch wie gelingt eine erfolgreiche Zusammenarbeit? Was ist nötig, damit die Unterstützung durch eine VA wirklich zum Erfolg wird? In diesem Beitrag erfährst du, welche Voraussetzungen für eine produktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit entscheidend sind. 

Welche Aufgaben kann dir eine virtuelle Assistenz abnehmen? 

Das Aufgabengebiet von virtuellen Assistent:innen ist vielseitig und individuell. Während sich einige Assistent:innen auf bestimmte Bereiche wie zum Beispiel Social Media, E-Mail-Marketing oder Buchhaltung spezialisiert haben, bieten andere ein sehr breites Spektrum an Dienstleistungen an. Letztendlich kommt es darauf an, in welchem Bereich du entlastet werden und welche Aufgaben du abgeben möchtest. Hier ein paar Beispiele, welche Aufgaben eine virtuelle Assistenz übernehmen könnte. 

Administrative Aufgaben

• E-Mail-Management: Sortieren, Priorisieren und Beantworten von E-Mails, Erstellen von Vorlagen, Verwaltung von Newslettern. 
• Kalenderverwaltung: Planung und Koordination von Terminen und Meetings. 
• Dokumentenverwaltung: Organisieren und Ablegen von Dokumenten, Bearbeiten und Erstellen von Textdokumenten und Präsentationen. 
• Rechnungen schreiben und verwalten: Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen, Mahnwesen. 
• Buchhaltungsunterstützung: Vorbereitende Buchhaltung, z. B. Belege sortieren und organisieren und in dein Buchhaltungstool einpflegen.

Kundensupport und Kommunikation

• Kundenbetreuung: Beantworten von Kundenanfragen, Bearbeiten von Rückfragen und Problemen. 
• Follow-Up-Kommunikation: Kontaktpflege mit Kunden oder Geschäftspartnern, Versand von Erinnerungen oder Updates. 

Technischer Support

• Website-Management: Inhalte auf Websites aktualisieren, Blogartikel einpflegen, einfache technische Änderungen vornehmen. 
• Tool-Administration: Pflege und Konfiguration von Tools wie CRM, E-Mail-Marketing-Software oder Projektmanagement-Plattformen. 

Projektmanagement

• Aufgabenverteilung und -verfolgung: Unterstützung bei der Verwaltung von Projektplänen und Aufgaben. 
• Teamkoordination: Kommunikation und Koordination zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern. 
• Erstellung von Projektberichten: Zusammenfassen von Projektstatus, Fortschritten und Problembereichen. 

Diese Vorteile bringt die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz

Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz soll vor allem eines: dich entlasten und dir Freiräume verschaffen. Im besten Fall im Terminkalender und im Kopf. Die drei wichtigsten Vorteile sind aus meiner Sicht mehr Zeit, ein unvoreingenommener Blick von Außen und die Möglichkeit neu gewonnene Freiräume fokussiert für die Weiterentwicklung deines Unternehmens nutzen zu können.

Zeitersparnis 
Zeitraubende Tätigkeiten kannst du abgeben und die gewonnene Zeit für andere Themen nutzen. Natürlich hast du zu Beginn erstmal einen höheren zeitlichen Invest für die Einarbeitung. Dieser zahlt sich aber in der Regel bereits nach kurzer Zeit aus. Und sobald ihr ein eingespieltes Team seid, kannst du schnell und ohne viel Erklärungen To Do’s abgeben.

Input von Außen
Eine virtuelle Assistenz arbeitet mit verschiedenen Auftraggeber:innen, die oft in ganz unterschiedlichen Branchen tätig sind. All die Erfahrungen und Learnings kommen auch deinem Unternehmen zugute. Gerade als Solo-Selbständige:r ist es unglaublich hilfreich, wenn jemand ganz frisch und unvoreingenommen auf deine Prozesse und dein Unternehmen schaut.  

Fokus
Wenn jemand zuverlässig Aufgaben übernimmt, dann entstehen für dich neue Freiräume, die du dazu nutzen kannst, dich auf die Weiterentwicklung deines Business zu konzentrieren. Du hast wieder mehr Ressourcen, um fokussiert an umsatzbringenden Themen zu arbeiten. 

Welche Vorbereitungen sichern eine erfolgreiche Zusammenarbeit? 

Vielleicht hast du bisher noch nie mit einem Freelancer oder einer Virtuellen Assistenz zusammengearbeitet und fragst dich wie ihr am besten startet und was konkret zu tun ist? Wie Oma schon sagte: Vorbereitung ist die halbe Miete. Damit ihr einen guten Start habt, lohnt es sich also bereits vorab ein paar Punkte zu klären und vorzubereiten. 

Aufgaben notieren und priorisieren

An dieser Stelle habt ihr sicherlich bereits über die künftigen Aufgaben und Tätigkeiten gesprochen. Nimm dir trotzdem nochmal einen Moment Zeit, um alle Aufgaben, die deine VA übernehmen soll, zu notieren und zu priorisieren. Das schafft dir final Klarheit und du kannst für dich überprüfen, ob du an alles gedacht hast. 

Dokumentation der Unternehmensprozesse

Ein zweiter wichtiger Schritt, der dir in der Zusammenarbeit viel Zeit sparen wird, ist die Dokumentation deiner Prozesse und Workflows. Notiere für alle Unternehmensprozesse, die für deine VA relevant sind, die einzelnen Schritte. Die Dokumentationen kannst du gleich als Briefing nutzen und ihr könnt direkt starten. 

Dafür kannst du ein einfaches Worddokument oder Google Doc verwenden. Aber auch Projektmanagementtools wie Notion oder ClickUp eignen sich wunderbar. 

Die Dokumentation deiner Prozesse wird dir übrigens nicht nur in der Zusammenarbeit mit deiner VA von Nutzen sein, sondern dir generell viel Zeit sparen. So musst du vor allem bei seltenen Prozessen nicht jedes Mal neu überlegen, was alles zu erledigen ist, sondern kannst deine Vorlage nutzen. Und sicher sein, dass du nichts vergisst. 

Kick-Off  

Als dritter Baustein für einen erfolgreichen gemeinsamen Start empfiehlt sich ein Kick-Off-Termin. In diesem könnt ihr nochmal über die Details der Zusammenarbeit, Erwartungshaltungen und konkrete Anforderungen sprechen.  
 
Der Kick-Off-Call kann zum Beispiel folgende Themen umfassen: 

• Welche Aufgaben sollen konkret übernommen werden? 
• In welchem Zeitraum sollen die Tätigkeiten erledigt werden? 
• Festlegung von Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten
• Gibt es spezielles Hintergrundwissen, dass deine VA zur Bearbeitung der Aufgaben benötigt? Was ist dir besonders wichtig? 
• Über welche Tools möchtet ihr miteinander kommunizieren und zusammen arbeiten? (Trello, Asana, Google Workspace, Microsoft Office 365, Notion…) 
• Sind in der nächsten Zeit längere Abwesenheiten (Urlaub) geplant? 
• Wie erfolgt die Priorisierung der Aufgaben? Was steht in deinem Unternehmen in der nächsten Zeit an? 
• Zu welchen Tools und auf welchem Weg erhält deine VA Zugang? Nutzt du einen Passwortmanager? 
• Festlegung gemeinsamer Meetings und Check-In Termine nach Bedarf 
• Ziele definieren: Was möchtest du durch die Zusammenarbeit erreichen? An welchen Kriterien misst du, ob die Zusammenarbeit erfolgreich ist? 

Fazit: Gemeinsam mehr erreichen – mit der richtigen Vorbereitung 

Je besser eure Basis ist, desto weniger Nachjustieren ist später erforderlich. Weniger Nachfragen, weniger Missverständnisse und weniger Fehler. Der Zeitinvest in eine gute Vorbereitung lohnt sich also. 

Eine gute virtuelle Assistenz leitet diesen Prozess und führt dich durch die einzelnen Schritte. Die Verantwortung dafür liegt also nicht allein bei dir.  So steht einem erfolgreichen Start mit deiner Virtuellen Assistenz nichts mehr im Weg.