Die letzten Wochen vor einem Launch sind oft hektisch. Überall laufen parallele Prozesse, E-Mails müssen raus, Landingpages müssen live gehen – und dann noch das Live-Webinar. Jeder Schritt, der sich automatisieren lässt, ist Gold wert. Gerade bei Webinaren, bei denen Teilnehmende im Anschluss eine Teilnahmebescheinigung erhalten sollen, gibt es verschiedene Lösungen: Ein Google Doc mit Download-Link für alle oder ein Formular, über das sich jede Person ihre personalisierte Bescheinigung als PDF direkt ins Postfach schicken lassen kann.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du Letzteres umsetzt. Mit einer automatisierten Lösung, die dir Zeit spart und deinen Teilnehmenden ein professionelles Erlebnis bietet. Klingt aufwendig? Ist es gar nicht. Einmal eingerichtet, sparst du dir danach bei jedem Webinar Stunden.

Überblick: So funktioniert die Automation

Das Ziel: Nach dem Webinar füllen Teilnehmende ein Formular mit ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse aus. Im Hintergrund wird automatisch ein personalisiertes PDF mit ihrer Teilnahmebescheinigung erstellt und per E-Mail verschickt, ohne dass du manuell eingreifen musst.

Die Tools im Überblick:

• ActiveCampaign (oder Wild Mail) → make.com (Make) → Google Docs → Google Drive → Outlook/E-Mail
• ActiveCampaign: für das Formular und die Tag-Vergabe
• Make: für die Automation (hier „Szenario" genannt)
• Google Docs: für die Vorlage der Teilnahmebescheinigung
• Google Drive: zum Speichern und Konvertieren in PDF
• Outlook/E-Mail-Programm: für den automatischen Versand

Was du brauchst:

• Einen ActiveCampaign-Account (kostenfreie oder bezahlte Version)
• Einen make.com-Account (kostenfreie Version mit 1.000 Credits/Monat reicht für den Start)
• Eine Google-Docs-Vorlage mit Platzhaltern (z. B. „{{Name}}")
• Ein verbundenes E-Mail-Programm (z. B. Outlook oder Gmail)

Was ist Make? Viele kennen Zapier als Tool für Automationen. Make ist eine europäische Alternative, ebenfalls mit einer Vielzahl von Integrationsmöglichkeiten und einer nutzerfreundlichen Oberfläche. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Webinar Teilnahmebescheinigung automatisieren

Schritt 1: Formular und Tag in ActiveCampaign anlegen – das Fundament der Automation

Bevor das Szenario in Make erstellt wird, muss in ActiveCampaign die Basis gelegt werden. Dieser Schritt ist wichtig, damit Make später weiß, welche Teilnehmenden die Bescheinigung bekommen sollen.

So gehst du vor:

1. Erstelle ein Formular in ActiveCampaign mit den Feldern:
   • Name (als Custom Field anlegen – das ist ein benutzerdefiniertes Field, also ein selbst angelegtes Namensfeld, damit Make es später auslesen und zuordnen kann)
   • E-Mail
2. Lege ein Tag an, zum Beispiel „Teilnahmebestätigung erstellt". Dieses Tag wird gesetzt, sobald jemand das Formular ausfüllt.

Warum ist das wichtig? Das Tag steuert, welche Kontakte in die Automation eintreten. Nur wer das Formular ausfüllt, bekommt das Tag – und nur diese Personen durchlaufen das Make-Szenario.

Schritt 2: Make-Szenario starten – Trigger einrichten

Jetzt geht es in Make weiter. Hier wird das Szenario aufgebaut, das automatisch ausgelöst wird, sobald jemand das Formular ausfüllt. Der Trigger ist dabei der „Startschuss" – er macht den Funkkontakt zwischen Make und ActiveCampaign möglich.

Trigger anlegen:

1. Füge das Modul ActiveCampaign – Watch Events hinzu.
2. Erstelle einen Webhook (= die Verbindung, die make.com darüber informiert, dass in ActiveCampaign etwas passiert ist).
3. Verbinde ActiveCampaign mit Make (beim ersten Mal wirst du automatisch danach gefragt).
4. Wähle Custom Fields as a Collection → Yes aus.
5. Speichern.

Was passiert hier? Der Webhook „hört" auf Ereignisse in ActiveCampaign. Sobald ein Kontakt das Formular ausfüllt, wird das Szenario gestartet.

Schritt 3: Kontaktdaten aus ActiveCampaign abrufen

Als Nächstes muss Make die Daten des Kontakts abrufen, insbesondere den Namen, der in die Teilnahmebescheinigung eingetragen wird. Damit nicht jede Person automatisch eine Bescheinigung bekommt, wird hier auch eine Bedingung hinterlegt.

So richtest du es ein:

1. Füge das Modul ActiveCampaign – Get a Contact hinzu.
2. Wähle im Feld Contact die Contact ID von ActiveCampaign aus (diese wird vom vorherigen Modul automatisch übertragen).
3. Speichern.
4. Klicke auf Run Once, damit einmal Testdaten geladen werden.

Bedingung zwischen den Modulen hinterlegen: Damit nur Personen mit dem richtigen Tag die Bescheinigung erhalten, muss eine Filterbedingung eingefügt werden.

1. Klicke auf das Schraubenschlüssel-Symbol zwischen den Modulen.
2. Lege eine Bedingung fest:
   • Condition = Tag (wichtig: Tag aus dem Deal nutzen – nur so wird das Tag geprüft, das beim Auslösen des Szenarios übermittelt wird; bei „Tag aus Contact" würde generell geprüft, welche Tags der Kontakt hat, das kann zu ungewollten Auslösungen führen)
   • Text operator = contains oder equal to
   • Trage den Namen des gewählten Tags ein (z. B. „Teilnahmebestätigung erstellt").

Schritt 4: Google Docs – Personalisierte Bescheinigung erstellen

Jetzt wird es spannend: Make erstellt automatisch ein Google Doc mit dem Namen der Person. Dafür brauchst du vorab eine Vorlage in Google Docs mit einem Platzhalter, z. B. „{{Name}}".

Modul einrichten:

1. Füge das Modul Google Docs – Create a Document from a Template hinzu.
2. Falls noch nicht geschehen: Google Drive verbinden.
3. Wähle dein gewünschtes Template (= Teilnahmebescheinigung) aus.
4. Fülle die Werte aus:
   • Tags = Name (der Platzhalter in deinem Template, z. B. „{{Name}}")
   • Replaced Value = das Custom Field „Name" aus ActiveCampaign
5. Optional: Weitere Felder wie das Datum können ebenfalls eingefügt werden.
6. Speichern.

Was passiert? Make nimmt deine Vorlage, ersetzt „{{Name}}" durch den echten Namen aus dem Formular und erstellt daraus ein neues, personalisiertes Google Doc.

Schritt 5: Google Docs – Dokument als PDF herunterladen

Damit die Bescheinigung per E-Mail verschickt werden kann, muss sie als PDF vorliegen.

Modul einrichten:

1. Füge das Modul Google Docs – Download a Document hinzu.
2. Wähle den Speicherort (z. B. „My Drive").
3. Wähle die Document ID (wird automatisch vom Vorgängermodul übertragen).
4. Wähle Typ = PDF (oder ein anderes gewünschtes Format).
5. Speichern.

Schritt 6: E-Mail mit PDF versenden

Jetzt fehlt nur noch der Versand – automatisch, personalisiert und professionell.

Modul einrichten:

1. Füge das Modul Send an E-Mail von Outlook oder Gmail hinzu.
2. Falls noch nicht geschehen: Verbindung erstellen.
3. Fülle die Felder aus:
   • Email Address = Contact: Email (aus ActiveCampaign)
   • Subject = z. B. „Hier kommt deine Teilnahmebescheinigung 🎓"
   • Body Content = Dein E-Mail-Text
4. Füge das PDF als Attachment hinzu: Wähle Google Docs – Download a Document aus.
5. Speichern.

Schritt 7: Szenario speichern, starten und testen

Bevor das Szenario live geht, unbedingt ausgiebig testen.

1. Speichere das Szenario.
2. Fülle das Formular testweise aus und prüfe:
   • Wird das Tag gesetzt?
   • Wird das Google Doc erstellt?
   • Kommt die E-Mail mit PDF an?

Tipp: Teste mit einer eigenen Testliste oder deiner eigenen E-Mail-Adresse, damit keine echten Kontakte versehentlich eine Bescheinigung erhalten.

Weitere Hinweise zur Nutzung von Make

• Automationen heißen in Make „Szenarien" bzw. Scenarios.
• Passendes Element auswählen: Mit einem Klick in die Auswahlfelder werden alle wählbaren Optionen angezeigt. Oben gibt es immer auch eine Suchoption.
• Credits: Pro Modul (= pro ausgeführter Aktion) wird in diesem Szenario 1 Credit verbraucht. Mit dieser Version sind es also 5 Credits pro Kontakt. Die kostenfreie Version von Make bietet aktuell 1.000 Credits/Monat – das reicht für 200 Teilnahmebescheinigungen.
• Fehlersuche: Falls etwas nicht funktioniert, prüfe zuerst, ob alle Verbindungen (ActiveCampaign, Google Drive, E-Mail) aktiv sind.

Mein Fazit nach den ersten Einsätzen

Einmal eingerichtet, läuft das Szenario vollständig selbstständig. Die Teilnehmenden erhalten ihre personalisierte Bescheinigung direkt im Postfach, ohne dass ich auch nur einen Finger rühren muss. Statt manuell PDFs zu verschicken oder unpersönliche Download-Links zu teilen, ist der Prozess jetzt komplett automatisiert.

Die Einrichtung mag auf den ersten Blick technisch wirken. Aber einmal aufgesetzt, kannst du das Szenario für jedes zukünftige Webinar wiederverwenden – einfach das Template tauschen, fertig.

Du  brauchst Unterstützung beim Aufsetzen solcher Workflows? Melde dich gern.

FAQ: Häufige Fragen zur Automation

„Da muss ich noch mal ChatGPT fragen."

Letzte Woche habe ich diesen Satz dreimal gehört. Einmal bei einer Kundin, die unsicher war, wie sie eine Launch-Mail formulieren soll. Einmal in einem Gespräch über eine strategische Entscheidung. Und einmal bei mir selbst, als ich über die Struktur eines Blogartikels nachgedacht habe.

Jedes Mal habe ich mich gefragt: Warum eigentlich?

Nicht, weil die Frage an sich falsch wäre. Sondern weil sie reflexartig kam. Ohne vorher zu überlegen: Was will ich eigentlich wissen? Woran erkenne ich eine gute Antwort? Und brauche ich überhaupt eine Antwort oder eher Klarheit über meine eigene Entscheidung?

Mir fällt auf: Viele nutzen KI wie einen Autopiloten. Statt eine Entscheidung zu treffen oder einen Gedanken zu Ende zu denken, wird erstmal gefragt. Und dann wird mit der Antwort weitergeschlingert - ohne Klarheit, ohne Fokus, ohne zu wissen, woran man erkennt, dass das Ergebnis gut ist.

Das Problem ist nicht ChatGPT & Co.. Das Problem ist, dass wir die Grundlagen überspringen.

Das eigentliche Problem: Wir verwechseln Tool-Kompetenz mit KI-Kompetenz

Manchmal fühlt sich die digitale Welt an wie ein Dauerlauf auf einem Laufband, das ständig schneller wird. Kaum hat man sich an ein neues Tool gewöhnt, taucht das nächste auf. Auf LinkedIn, in Newslettern oder  Podcasts – überall heißt es: „Wenn du das nicht ausprobierst, wirst du abgehängt!“. Und während man noch überlegt, ob man ChatGPT oder Claude für die nächste Aufgabe nutzt, ist schon wieder ein neues Modell auf dem Markt.

Das Ergebnis: Viele Unternehmer:innen fühlen sich gehetzt, überfordert oder sogar ein bisschen schuldig, weil sie „bei KI noch nicht so richtig drin sind".

Ich mag es nicht, jedem Trend hinterherzulaufen. Und ich glaube auch nicht, dass das zielführend ist. Deshalb habe ich mich gefragt: Was bedeutet KI-Kompetenz eigentlich für mich?

Und dabei ist mir klargeworden: KI-Kompetenz hat nichts mit Tools zu tun. Sondern mit etwas, das viel grundlegender ist.

Vier Kernfelder sind mir aufgefallen, die nichts mit Technik-Know-how zu tun haben. Die ziemlich banal klingen. Aber an denen es trotzdem oft scheitert.

1. Klarheit: Die Basis für alles

Als Assistenz weiß ich: Wenn ein Auftrag unklar ist, wird das Ergebnis selten so, wie es gedacht war. Ein „Kannst du das mal übernehmen?" ohne weitere Infos führt fast immer zu Rückfragen oder zu einem Ergebnis, das nicht passt.

Mit KI ist es genauso. Sie kann nur so präzise arbeiten, wie du vorgibst. Wenn du ihr kein klares Ziel gibst, liefert sie brav. Aber oft am Thema vorbei.

Ein Beispiel aus dem Alltag:

Du bittest ChatGPT: „Schreib mir eine E-Mail an meine Kundin wegen des Projektstarts."

Das Ergebnis? Eine höfliche, aber austauschbare Standard-Mail, die klingt wie aus einem Textbaustein-Generator:

„Sehr geehrte Frau Müller, vielen Dank für Ihr Vertrauen. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit und werden uns in Kürze bei Ihnen melden, um die nächsten Schritte zu besprechen."

Nett. Korrekt. Aber nicht hilfreich.

Dabei hättest du präziser sein können:

„Schreib eine E-Mail an meine Kundin Julia. Wir starten nächste Woche mit der Prozessoptimierung ihrer Buchhaltung. Ton: freundlich, aber professionell. Ziel: Ihr die nächsten Schritte erklären und ihr das Gefühl geben, dass alles gut vorbereitet ist. Erwähne, dass ich ihr am Montag die Checkliste schicke und wir am Mittwoch das Kick-off-Gespräch haben."

Plötzlich kommt etwas raus, das sich nach dir anfühlt. Nicht nach KI.

KI tut, was du sagst - nicht, was du meinst.

Wie schwierig Klarheit manchmal ist, zeigt das großartige Video "Exact Construction Challenge“ von Josh Darnit. Seine Kinder sollen ihm Schritt für Schritt aufschreiben, wie man ein Erdnussbutterbrot macht. Und er befolgt diese Anweisungen HAARGENAU.

Das Ergebnis? Chaos. Die geschlossene Marmeladenflasche landet zwischen den Brotscheiben, die Erdnussbutter auf den Innen- und Außenseiten. Er legt das Messer auf das Brot, statt zu streichen. Weil die Anweisungen unklar waren.

Genau so funktioniert KI. Sie macht, was du sagst. Nicht, was du denkst.

Klarheit ist deshalb keine Nebensache, sondern die Grundlage jeder guten Zusammenarbeit. Ob mit Menschen oder Maschinen. Und sie ist die Basis dafür, dass KI dich wirklich unterstützt.

Ohne Klarheit über dein Ziel kann dir auch KI nicht helfen.

2. Reflexion: Bewusst entscheiden statt reflexartig fragen

Zurück zu meiner Beobachtung vom Anfang: „Da muss ich noch mal ChatGPT fragen."

Das kann hilfreich sein. Aber für manche ist es fast schon ein Reflex geworden. Und genau da wird's problematisch.

KI-Kompetenz zeigt sich nicht darin, jede Entscheidung an ChatGPT abzugeben. Sie zeigt sich darin, bewusst zu entscheiden, wo und wie KI dich unterstützt.

Manchmal ist sie ein stiller Helfer für Routineaufgaben. Manchmal ein kreativer Sparringspartner, der neue Blickwinkel eröffnet. Und manchmal ein Spiegel, der dir hilft, deine eigenen Gedanken klarer zu sortieren.

KI kann dich dabei unterstützen, Ideen zu challengen, Strategien zu schärfen oder Entscheidungen vorzubereiten. Aber sie nimmt dir nicht die Verantwortung ab, sie zu treffen.

Eine Frage, die mir hilft:
Erweitert KI hier gerade mein Denken oder ersetze ich es damit?

Wenn sie dich inspiriert, herausfordert oder Struktur reinbringt, bist du auf dem richtigen Weg. Wenn du sie nutzt, um eine Entscheidung zu vermeiden, wird's problematisch.

Reflexion bedeutet also: Nicht reflexartig fragen, sondern bewusst entscheiden. Nicht jede Aufgabe outsourcen, sondern überlegen, wo KI wirklich einen Mehrwert bringt.

Echte Kompetenz entsteht nicht durch die Frage „Was kann KI für mich tun?", sondern durch die Haltung „Wie will ich KI in meine Denk- und Entscheidungsprozesse einbeziehen?".

3. Prozesse verstehen: Wo KI wirklich hilft (und wo nicht)

Wer KI sinnvoll nutzen möchte, braucht zuerst Klarheit über die eigenen Abläufe.

Ich habe das bei Kund:innen schon oft erlebt: Sie möchten einen Prozess automatisieren - aber der Prozess selbst ist unklar. Wer macht was? Wann? In welcher Reihenfolge? Und woran erkennt man, dass der Schritt abgeschlossen ist?

Wenn deine Prozesse vorher schon unklar waren, wird KI sie nicht automatisch besser machen. Im Gegenteil: Sie kann Chaos sogar beschleunigen.

Bevor du also KI einsetzt, lohnt sich der Blick auf deine Strukturen:

• Welche Abläufe sind wiederkehrend?
• Wo entstehen Engpässe oder Reibungsverluste?
• Und welche Aufgaben brauchen wirklich dein Denken – und nicht nur deine Zeit?

Das klingt nach Fleißarbeit. Und genau das ist es auch. Aber KI kann nur dort sinnvoll wirken, wo sie auf Klarheit trifft. Und sinnvoll heißt: nicht zum Selbstzweck. Es geht nicht darum, KI überall einzubauen oder jeden Prozess zu automatisieren. Sondern die richtigen Einsatzfelder zu finden.

Ein Beispiel:

Du kannst KI bitten, deine eigenen Ideen zu challengen – etwa nach Kriterien wie Aufwand, Nutzen oder Risiko. Sie zeigt dir mögliche Stolpersteine auf, die du selbst vielleicht übersehen hättest. Das spart keine Zeit im klassischen Sinn, aber es verbessert deine Entscheidungen und schärft dein Denken.

Am Ende sind die Einsatzmöglichkeiten super individuell. Lass dich von Anwendungsfällen anderer inspirieren, aber prüfe vor einer Implementierung kritisch: Ist der Use Case nicht nur fancy, sondern passt er auch zu deinem Unternehmen? Und bringt er dir wirklich Unterstützung?

KI-Kompetenz bedeutet also nicht, alles zu automatisieren, sondern bewusst zu gestalten, wo dich KI gut ergänzt. Und wo eben auch nicht.

4. Neugier & Lernfähigkeit: Dranbleiben, ohne getrieben zu sein

KI-Kompetenz ist kein Zustand, den man einmal erreicht und dann abhakt.
Sie ist eine Haltung: neugierig, offen, aber nicht getrieben.

Ich erlebe oft zwei Extreme: Die einen geben nach dem ersten Fehlversuch frustriert auf und denken „Das funktioniert ja gar nicht! Es kommt nur generischer Mist raus." Die anderen versuchen, jedes neue Tool sofort auszuprobieren – und fühlen sich dabei gehetzt.

Beides ist anstrengend. Und beides ist nicht nötig.

Meist liegt das Problem nicht an der KI, sondern an der fehlenden Klarheit in der Eingabe. Ein bisschen Geduld, ein bisschen Ausprobieren – und plötzlich klappt's.

Mach es dir leicht:

Folge ein bis zwei verlässlichen Quellen (z. B. einem Newsletter, der dich inspiriert statt stresst), um einen groben Überblick zu behalten. Ich kann zum Beispiel den Podcast und Newsletter von AI First von Felix Schlenther sehr empfehlen.

Und erinnere dich: Du musst nicht alles wissen. Nur verstehen, was für dich relevant ist.

KI-Kompetenz ist nicht nur Wissen sondern auch Haltung. Sie wächst mit jedem Versuch und mit jeder Entscheidung, die du bewusst triffst.

Fazit: Fang nicht mit dem Tool an. Fang mit der Klarheit an.

KI verändert, wie wir arbeiten. Ohne Frage. Aber sie nimmt uns nicht die Verantwortung ab, zu denken, zu entscheiden und zu führen.

Echte KI-Kompetenz entsteht dort, wo du klar bleibst: in deinen Zielen, Prozessen und Werten. Sie ist kein Wettlauf, sondern eine Einladung – zu mehr Fokus, mehr Leichtigkeit und mehr Selbstvertrauen im Umgang mit neuen Technologien. Aber genauso zu kritischem Hinterfragen und zu bewussten Entscheidungen.

Wenn ich nicht weiß, was ich erreichen will, kann mir auch KI nicht helfen. Wenn meine Prozesse unklar sind, kann ich sie nicht automatisieren. Und wenn ich keine Entscheidungskriterien habe, kann ich auch keine gute Antwort von einer schlechten unterscheiden.

KI ist ein Werkzeug. Aber Werkzeuge funktionieren nur, wenn ich weiß, was ich damit bauen will.

Deshalb: Fang nicht mit dem Tool an. Fang mit der Klarheit an.

Wenn du dir mehr Klarheit in deiner Arbeitsweise wünschst – mit oder ohne KI – dann lohnt sich ein Blick auf deine Strukturen. Melde dich gern, wenn du dir dabei Unterstützung wünschst.

In diesem Sinne: viel Spaß beim entspannten, bewussten und fokussierten Umgang mit KI.

Ich werde oft gefragt, was ich als Virtuelle Assistentin eigentlich genau mache.

Die kurze Antwort: Ich unterstütze Solo-Selbstständige und kleine Teams dabei, ihren Arbeitsalltag leichter, strukturierter und entspannter zu gestalten.

Die lange Antwort? Die ist so bunt wie meine Kund:innen selbst.

Heute möchte ich dir zeigen, wie unterschiedlich meine Arbeit aussehen kann und was sich dadurch für meine Kund:innen verändert hat. Drei Beispiele aus meiner VA-Praxis: Patrick, Kathi & Olivia und Bastian.

Patrick: Content Creator mit vielen Projekten und noch mehr Ideen

Patrick ist Content Creator für Websites rund ums Reisen. Er besucht gern die größten Metropolen der Welt und gibt seine Erfahrungen und Tipps an andere Reisende weiter. Seine To-do-Liste ist lang und wächst schneller, als man „WordPress“ sagen kann.

Patrick hat sich für die Zusammenarbeit mit mir entschieden, weil er jemanden braucht, der ihm zuverlässig den Rücken freihält, damit er sich auf seine kreativen Projekte konzentrieren kann.

Ich übernehme für ihn die Pflege und Aktualisierung mehrerer Websites, sorge dafür, dass Inhalte regelmäßig überprüft und ergänzt werden, und erstelle neue Seiten auf Basis seiner Themenvorgaben.
So bleibt alles aktuell, ohne dass er selbst ständig zwischen Design, Technik und Content hin- und herspringen muss.

Patrick sagt inzwischen:

„Ich kann mich endlich wieder auf das konzentrieren, was mir Spaß macht – das Erstellen neuer Inhalte.“

Und genau das ist mein Ziel: Freiraum zu schaffen für die Ideen, die sonst zwischen Alltagsaufgaben untergehen würden.

Kathi & Olivia: Rundum-Betreuung für die Glücksheldin GmbH

Kathi und Olivia sind die Gründerinnen der Glücksheldin GmbH - ein Herzensprojekt, das Mütter dabei unterstützt, Stress und Krisen leichter zu meistern. Ihr Unternehmen wächst stetig, und damit auch die Anzahl der Aufgaben.

Hier bin ich fester Bestandteil des Teams und übernehme einen bunten Strauß an Aufgaben – von Buchhaltungsvorbereitung über Kundenkommunikation und Projektmanagement bis hin zur Einrichtung und Pflege von Tools wie ablefy oder Notion.

Ich schreibe außerdem Launch-Mails, unterstütze bei der Strukturierung neuer Onlineprogramme und halte die interne Organisation im Blick.

Das Ziel: Die beiden sollen sich auf die Weiterentwicklung ihrer Angebote konzentrieren können, statt im Tagesgeschäft unterzugehen.

Eine typische Situation?
Wenn ein neuer Kurs ansteht, bereite ich alles so vor, dass Abläufe und Kommunikation nahtlos ineinandergreifen: Automationen, E-Mails, Dokumente, Checklisten. So läuft der Launch reibungslos, und das Team kann sich ganz auf die Teilnehmer:innen fokussieren.

Kathi hat es einmal so schön gesagt:

„Nancy ist wie das unsichtbare Fundament, das alles zusammenhält.“

Perfekt formuliert. Genauso sehe ich meine Rolle auch.

Bastian: Struktur und Entlastung für den Berufsoptimierer Podcast

Bastian ist Host des Berufsoptimierer Podcasts und begleitet Menschen dabei, ihre Karriere mit mehr Klarheit und Selbstbewusstsein zu gestalten. Ein inspirierendes Projekt - und gleichzeitig ein organisatorisches Mammut.

Damit Bastian sich voll auf seine Gespräche und Inhalte fokussieren kann, übernehme ich die Recherche, Einladung und Betreuung der Interviewgäste. Ich sorge dafür, dass alle Informationen rechtzeitig vorliegen, Termine abgestimmt sind und die Gäste sich gut betreut fühlen.

Zusätzlich pflege ich die Stammdatenbank seiner Kund:innen, damit jederzeit klar ist, wer wo im Prozess steht. So behält sein Team den Überblick, und keine Information geht verloren.

Für Bastian bedeutet das: weniger Stress, klarere Abläufe und die Möglichkeit, sich ganz auf das zu konzentrieren, was seinen Podcast besonders macht - inspirierende Gespräche.

Drei Kund:innen, drei Welten - ein gemeinsames Ziel

Patrick, Kathi & Olivia und Bastian arbeiten in völlig unterschiedlichen Bereichen. Doch sie haben eines gemeinsam:
Sie wollen sich auf das konzentrieren, was sie am besten können. Und dafür brauchen sie keine Zauberei, sondern Struktur, Überblick und Verlässlichkeit.

Für mich ist jede Zusammenarbeit individuell.
Manchmal geht es um Technik und Prozesse, manchmal um Kommunikation, manchmal um das Aufräumen im Hintergrund. Aber immer geht es darum, Zeit zu schenken: Zeit für Fokus, Kreativität und Wachstum.

Fazit: Unterstützung, die Freiraum schafft

Virtuelle Assistenz ist für mich mehr als das Abhaken von Aufgaben. Es ist ein Zusammenspiel von Vertrauen, Klarheit und übersichtlicher Organisation. Oft bin ich daher enge Sparringspartnerin meiner Kund:innen.

Jede Kundin und jeder Kunde bringt eigene Themen, Herausforderungen und Ziele mit. Und genau das macht meine Arbeit so spannend.

Wenn du dir ebenfalls wünschst, dass dein Business-Alltag ein bisschen leichter wird, dann melde dich gern für ein unverbindliches Erstgespräch. Gemeinsam finden wir heraus, wie ich dich am besten unterstützen kann.

Du möchtest einen Onlinekurs erstellen und hast eine klare Idee, worum es in deinem Onlinekurs gehen soll, aber beim Gedanken an Technik, Tools und rechtliche Rahmenbedingungen fühlst du dich überfordert? Damit bist du nicht allein. Viele Solo-Selbstständige stehen genau an diesem Punkt: Sie wollen ihr Wissen in ein digitales Produkt verwandeln, wissen aber nicht, wie sie anfangen sollen – oder was es überhaupt alles braucht.

In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deinen ersten Onlinekurs aufsetzt, ohne dich im Technik-Dschungel zu verlieren. Du bekommst einen klaren Fahrplan, erfährst, welche Tools du wirklich brauchst, worauf du rechtlich achten musst und welche Fehler du von Anfang an vermeiden kannst.

Warum ein Onlinekurs eine gute Idee ist - trotz Aufwand

Ein Onlinekurs ist kein „schnell reich“-Modell, sondern ein durchdachtes Projekt, dass du sorgfältig planen solltest. Die Erstellung braucht Zeit, Struktur und oft auch ein bisschen technisches Know-how. Trotzdem lohnt sich der Aufwand.

Denn ein gut geplanter Kurs kann dir langfristig Einnahmen sichern, deine Sichtbarkeit erhöhen und dich als Expert:in positionieren. Und er bietet dir die Möglichkeit, dein Wissen einmal aufzubereiten und es dann vielen Menschen zugänglich zu machen.

Viele Selbstständige nutzen Onlinekurse, um sich ein zweites Standbein aufzubauen oder ihre 1:1-Arbeit zu ergänzen. Und das Beste: Du kannst klein anfangen. Vielleicht mit einer Mini-Version deines Themas oder einem Beta-Kurs mit wenigen Teilnehmer:innen, um erste Erfahrungen zu sammeln.

„Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch.“

Antoine de Saint-Exupéry

In 6 Schritte deinen Onlinekurs erstellen

Einen Onlinekurs zu erstellen, ist komplex. Doch wenn du den Prozess in klare, überschaubare Schritte unterteilst, wird daraus ein machbarer Plan. In den nächsten Abschnitten zeige ich dir die sechs wichtigsten Schritte, die dich strukturiert von der Idee bis zum verkaufsfertigen Kurs führen. So behältst du jederzeit den Überblick und kannst Schritt für Schritt vorangehen.

Schritt 1: Zielgruppe definieren – Für wen ist dein Kurs gedacht?

Bevor du Inhalte planst oder Tools auswählst, solltest du ganz genau wissen, für wen du deinen Kurs erstellst. Je klarer du deine Zielgruppe kennst, desto leichter wird es dir fallen, Inhalte zu entwickeln, die wirklich hilfreich sind – und später verkaufen sich Kurse mit einer klaren Ansprache deutlich besser.

„Alle, die sich für mein Thema interessieren“, ist leider keine Zielgruppe. Versuche, konkret zu werden:

• Was sind ihre größten Herausforderungen?
• Was wissen sie bereits über dein Thema – und was noch nicht?
• Was möchten sie mit deinem Kurs erreichen?

Ein Tipp: Denk nicht nur an demografische Merkmale (Alter, Beruf, etc.), sondern vor allem an die Situation, in der sich deine Zielgruppe gerade befindet.

Wenn du zum Beispiel Selbstständigen beibringst, wie sie mit Canva eigene Social-Media-Grafiken erstellen, ist es ein Unterschied, ob sie absolute Anfänger:innen sind oder schon regelmäßig mit Design-Tools arbeiten.

Falls du dir unsicher bist: Frage nach! Du könntest zum Beispiel eine kleine Umfrage in deiner Zielgruppe machen.

Schritt 2: Kursziel festlegen – Was sollen die Teilnehmenden am Ende können?

Das Kursziel ist wie ein roter Faden – es hilft dir, fokussiert zu bleiben und deinen Kurs sinnvoll zu strukturieren.

Formuliere dein Ziel so, dass es SMART ist:

Spezifisch: Was genau sollen die Teilnehmenden lernen oder tun können?

Messbar: Woran erkennst du, dass sie das Ziel erreicht haben?

Attraktiv: Ist das Ziel für deine Zielgruppe wirklich relevant und hilfreich?

Realistisch: Ist es mit dem Kursumfang erreichbar?

Terminiert: In welchem Zeitraum oder bis wann soll das Ziel erreicht sein?

Statt „Teilnehmende wissen mehr über Instagram-Marketing“ also lieber:
„Teilnehmende erstellen in 30 Minuten einen eigenen Redaktionsplan für Instagram.“

Und noch etwas: Als Expert:in neigt man schnell dazu, den Kurs mit allem vollzupacken, was man zu einem Thema weiß. Schließlich soll nichts Wichtiges fehlen. Doch: Weniger ist oft mehr. Deine Teilnehmer:innen wollen ein konkretes Problem lösen – nicht ein komplettes Studium absolvieren. 😉

Deshalb: Konzentriere dich auf das, was sie wirklich brauchen, um ihr Ziel zu erreichen - nicht auf alles, was du dazu erzählen könntest. Dein Kurs wird dadurch klarer, hilfreicher und motivierender.

Schritt 3: Inhalte planen – Welche Themen gehören in deinen Kurs?

Jetzt wird’s konkret: Welche Inhalte brauchst du, damit deine Teilnehmenden das Kursziel wirklich erreichen können? Überlege dir dafür eine grobe Struktur. Notiere alle Bereiche, die dir wichtig erscheinen und gehe dabei am besten vom Groben ins Kleine. 

Eine klare Struktur ist entscheidend für den Lernerfolg. Wenn der rote Faden fehlt, springen Teilnehmende gedanklich ab - und das Kursziel wird verfehlt. Eine typische Gliederung besteht aus:

Einleitung: Hier erklärst du, worum es geht und was die Teilnehmenden erwartet.

Hauptteil: Die Module bauen logisch aufeinander auf – wie Treppenstufen zum Ziel.

Schluss: Du fasst das Gelernte zusammen, gibst Raum für Reflexion oder zeigst konkrete nächste Schritte auf.

Tipp: Lege dir eine Mindmap oder ein Whiteboard an, um deine Ideen zu sammeln. Was brauchst du wirklich, was ist „nice to have“ und kann eventuell in einen Bonusbereich ausgelagert werden?

Halte deine Inhalte klar und fokussiert. Du musst nicht alles erklären, sondern vor allem das, was deine Zielgruppe wirklich weiterbringt.

Schritt 4: Kursformat festlegen – Wie möchtest du dein Wissen vermitteln?

Nicht jeder Kurs muss ein Videokus sein. Die gute Nachricht: Du kannst das Format wählen, das am besten zu dir und zu deinen Teilnehmenden passt. Video, Audio, PDF-Workbook, Live-Sessions, Textlektionen oder eine Kombination daraus - alles ist möglich.

Überlege dir: Was liegt dir persönlich? Wenn du zum Beispiel gern frei sprichst, sind Videos oder Audios ideal. Arbeitest du lieber schriftlich, bieten sich Texte oder interaktive PDF-Dateien an. Wenn du dich vor der Kamera verkrampfst, ist ein Workbook vielleicht der bessere Start. Je wohler du dich mit dem Format fühlst, desto authentischer kommt dein Wissen rüber.

Denke aber auch didaktisch: Manche Inhalte lassen sich visuell besser erklären, andere eignen sich eher zum Anhören. Ein Erklärvideo mit Bildschirmaufnahme ist oft effektiver als ein langer Text, gerade bei technischen Themen.

Und: Mehr ist nicht immer besser. Ein Mix aus Formaten kann für Abwechslung sorgen, aber achte darauf, dass dein Kurs nicht unnötig komplex wird.

Überlege in diesem Zusammenhang auch, ob du einen reinen Selbstlernkurs anbieten möchtest oder ein betreutes Format, in dem es zum Beispiel Q&A Sessions, eine Community oder einen Support geben soll.

Schritt 5: Inhalte erstellen

Jetzt geht’s ans Eingemachte: Die Inhalte entstehen. Das kann anfangs überwältigend wirken, aber keine Sorge - du musst nicht alles auf einmal fertig haben. Orientiere dich an der vorher festgelegten Struktur, also deinen Modulen und Zwischenüberschriften. So behältst du den roten Faden und arbeitest dich Schritt für Schritt durch deinen Kurs.

Starte mit einem Modul oder einer Lektion, die dir leichtfällt. So kommst du schnell in den Flow und kannst erste Erfolge feiern. Arbeite am besten mit einem Redaktionsplan, in dem du notierst, was du wann erstellen möchtest: Skripte, Videos, Präsentationen oder Arbeitsblätter. Das schafft Überblick und verhindert, dass du dich verzettelst.

Tipp: Setze dir realistische Etappenziele, statt dir vorzunehmen, den ganzen Kurs in einer Woche fertigzustellen. Kleine Fortschritte motivieren und bringen dich zuverlässig ans Ziel.

Und denk daran: Better done than perfect. Du kannst auch später noch Anpassungen vornehmen. Aber lieber erstmal den Kurs fertigstellen und später optimieren, als ewig zu optimieren und nie fertig zu werden.

Wenn du möchtest, kannst du Inhalte vorab testen, etwa mit einer kleinen Gruppe oder beim Beta-Launch. So bekommst du wertvolles Feedback, bevor du richtig startest.

Schritt 6: Kurs verkaufsfertig machen

Damit dein Onlinekurs wirklich startklar ist, gehören mehrere wichtige Bausteine dazu: Die passende technische Umsetzung, die rechtliche Absicherung, gründliches Testing und eine durchdachte Vermarktung. Jeder dieser Punkte trägt dazu bei, dass dein Kurs reibungslos funktioniert und gut bei deiner Zielgruppe ankommt.

Tools und Technik
Für deinen Onlinekurs brauchst du vor allem eine Kursplattform, auf der deine Teilnehmer:innen die Inhalte abrufen können. Beliebte Optionen sind beispielsweise ThriveCart und ablefy – beide bieten praktische Features für Kursverwaltung, Zahlungsabwicklung und Teilnehmermanagement. In meinem Blogartikel zum Vergleich von ThriveCart und ablefy stelle ich beide Plattformen ausführlich vor, so dass du entscheiden kannst, welche besser zu dir passt.

Achte bei der Auswahl der Kursplattform darauf, dass deine gewünschten Formate auch unterstützt werden. Quizzes und Zertifikate werden zum Beispiel bei ThriveCart nicht angeboten und auch eine Membership ist nicht auf jeder Plattform möglich.

Eine weitere Möglichkeit ist, deinen Kurs auf der eigenen Website zu hosten. Das erfordert allerdings etwas mehr technisches Know-how, bietet aber den Vorteil, dass du vollständige Kontrolle hast und keine Gebühren an Plattformanbieter zahlst.

Neben der Kursplattform benötigst du auch einen Zahlungsanbieter. PayPal und Stripe sind sehr verbreitet und ermöglichen einfache und sichere Transaktionen. Hier kannst du dich über die Kosten und Konditionen informieren: PayPal Gebühren | Stripe Gebühren

Rechtliches
Vergiss nicht die rechtlichen Anforderungen: Datenschutz, Impressum, AGB und Widerrufsbelehrung müssen vorhanden und aktuell sein. Das schützt dich vor Abmahnungen und schafft Vertrauen bei deinen Kunden. Bei Onlinekursplattformen wie ablefy steht dir ab dem Advanced-Plan ein Datenschutzgenerator zur Verfügung.

Testing
Außerdem solltest du dein technisches Setup gründlich testen. Checke alle Automationen und Integrationen, zum Beispiel mit deinem E-Mail-Marketing-Tool oder Zapier. Funktionieren Zahlungsvorgänge und Kurszugänge einwandfrei? Lade Testpersonen ein, deinen Kurs probeweise zu durchlaufen und gib ihnen Raum für Feedback.

Marketing
Die beste Kursidee bringt nichts, wenn sie niemand kennt. Erstelle eine ansprechende Verkaufsseite oder Landingpage, auf der du klar den Nutzen deines Kurses kommunizierst. Viele Kursplattformen bieten diese Funktion bereits an, alternativ kannst du sie auch auf deiner Website gestalten.

Nutze verschiedene Kanäle, um Aufmerksamkeit zu erzeugen: Blogbeiträge, Podcasts, Social Media und E-Mail-Marketing sind bewährte Wege. Kooperationen mit anderen Expert:innen oder Influencer:innen aus deiner Branche können deine Reichweite deutlich steigern. Und vergiss nicht die Macht von Testimonials - positive Rückmeldungen zufriedener Teilnehmer:innen schaffen Vertrauen und erhöhen die Kaufrate.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Beim Erstellen von Onlinekursen gibt es ein paar typische Fehler. Doch viele dieser Stolpersteine lassen sich mit ein bisschen Planung und Bewusstsein ganz einfach umgehen. 

1. Kein klares Kursziel: Ohne ein messbares Ziel verlieren Teilnehmer:innen schnell die Motivation. Definiere dein Kursziel am besten SMART - also spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert.

2. Zu viel auf einmal: Es ist verlockend, als Expert:in möglichst viele Infos unterzubringen. Das führt oft zu Überforderung bei den Teilnehmenden. Besser ist es, Inhalte so zu dosieren, dass sie gut aufgenommen und umgesetzt werden können.

3. Vernachlässigung der Technik: Wer die Technik unterschätzt, riskiert frustrierte Nutzer:innen und Ausfälle. Plane ausreichend Zeit für Tests ein und hole dir im Zweifel Unterstützung.

4. Fehlende Vermarktung: Wenn der Kurs fertig ist, verkauft er sich leider nicht von selbst. Auch wenn dein Thema interessant und relevant ist. Eine durchdachte Marketingstrategie ist entscheidend, damit deine Zielgruppe dich findet.

5. Kein Feedback einholen: Testläufe und Feedback helfen, deinen Kurs zu verbessern und Stolpersteine früh zu erkennen.

Aufgaben, die du delegieren kannst

Als Solo-Selbstständige oder kleines Team ist die Zeit oft knapp. Um deinen Onlinekurs effizient umzusetzen, lohnt es sich, bestimmte Aufgaben zu delegieren. So kannst du dich auf die Inhalte konzentrieren und vermeidest Stress.

Technische Einrichtung und Tool-Integration sind typische Bereiche, bei denen Unterstützung sinnvoll ist. Das Einrichten der Kursplattform oder von E-Mail-Automationen kannst du zum Beispiel an eine virtuelle Assistenz abgeben. Auch die Gestaltung von Verkaufsseiten oder die Erstellung von ansprechendem Designmaterial können ausgelagert werden.

Ebenso kann dir jemand beim Content-Management helfen, zum Beispiel beim Upload deiner Kursvideos, beim Erstellen von Begleitmaterialien oder bei der Organisation deiner Inhalte in der Kursplattform.

Finde heraus, welche Aufgaben dir am meisten Zeit rauben oder dich stressen, und gib diese gezielt ab.

Fazit: Große Ziele gelingen in kleinen Schritten

Ich will es gar nicht klein reden. Einen Onlinekurs erstellt man nicht mal eben schnell nebenbei. Es ist ein intensiver Prozess und bedarf einer guten Planung und Struktur. Aber der Aufwand lohnt sich. Und wenn du Schritt für Schritt und strukturiert vorgehst, legst du eine solide Basis für deinen Erfolg. 

Scheue dich nicht davor, bestimmte Aufgaben zu delegieren, um dich auf das Wesentliche zu konzentrieren und voranzukommen.

Jetzt liegt es an dir: Starte mit den ersten Schritten und setze dein Wissen erfolgreich als Onlinekurs um! Wenn du bei der technischen Umsetzung Unterstützung brauchst oder Fragen hast, melde dich jederzeit bei mir.

Es beginnt oft ganz harmlos.

Ein durchgeplanter Tag, ein voller Kalender – alles scheint im Fluss und geradeso aufzugehen. Und dann passiert’s: Rechner streikt. Kind krank. Termine kollidieren. Und plötzlich gerät das fein abgestimmte System ins Wanken.

Genau so war es bei mir neulich. Die Woche war ohnehin schon pickepackevoll, und am Dienstagmorgen verabschiedete sich mein Rechner – mitten in meinem sowieso schon knapp durchgetaktetem Ablauf. Und als wäre das nicht genug, kam auch noch ein ungeplanter Arztbesuch dazu. Ich fühlte mich wie gelähmt – kopflos, getrieben, völlig raus aus meinem Rhythmus.

In solchen Momenten wünsche ich mir, mit Zen-hafter Gelassenheit im Schneidersitz zu sitzen und lächelnd zu denken: "Heute ist besonders viel los – also mache ich erstmal eine lange Meditation." Aber mal ehrlich: Pustekuchen. Stattdessen verliere ich meine Struktur, renne im Kreis – und schaffe am Ende gefühlt nichts. Willkommen im ganz normalen Wahnsinn selbstständiger Alltagspanik.

Mich nervt es, wenn ich in diesen akuten Stressphasen keinen klaren Gedanken mehr fassen kann. Damit mir solche Phasen künftig nicht mehr den Boden unter den Füßen wegziehen, habe ich mir einen persönlichen Stress-Masterplan erstellt – quasi einen Notfallplan für mein Nervensystem. Wie ein Business Recovery Plan – nur für mich. Was mir hilft, möchte ich in diesem Artikel mit dir teilen. Vielleicht ist auch für dich etwas dabei, das dir in stürmischen Zeiten Halt gibt.

Stress-Symptome erkennen - so reagiert der Körper auf Stress

Stress gehört zum Leben dazu – besonders im selbstständigen Alltag. Ein bisschen Anspannung vor dem Launch, ein enger Abgabetermin oder ein wichtiges Kundengespräch? Völlig normal. Doch nur, weil Stress oft vorkommt, heißt das nicht, dass er „normal“ oder gar harmlos ist.

Körperlich macht sich Stress oft schleichend bemerkbar: Kopfschmerzen, Nackenschmerzen, ein verspannter Kiefer, Magenprobleme oder Schlafstörungen – all das können Anzeichen dafür sein, dass dein Körper unter Dauerstrom steht. Vielleicht greifst du häufiger zu Kaffee, schläfst unruhig oder hast das Gefühl, nie richtig abschalten zu können.

Auch mental und emotional hinterlässt Stress seine Spuren: Du bist schneller gereizt, kannst dich schlecht konzentrieren, entscheidest aus dem Bauch heraus – oder gar nicht mehr. Manche verlieren in Stressphasen komplett den Überblick, andere funktionieren nur noch auf Autopilot.

Was dabei im Körper passiert, ist eigentlich ein genialer Überlebensmechanismus: In Stresssituationen schüttet dein Körper durch Impulse des Sympathikus Stresshormone wie Cortisol und Adrenalin aus. Die Energie wird in die Muskeln gepumpt, der Puls steigt, die Verdauung wird gedrosselt - die Kampf-oder-Flucht-Reaktion. Kurz: Dein Körper bereitet sich darauf vor, dem sprichwörtlichen Säbelzahntiger zu entkommen.

Doch heute ist der Tiger oft ein verpasster Abgabetermin, ein nerviger Anruf oder die plötzliche Technikpanne.

Wer ständig vor dem Säbelzahntiger flieht, wird auf Dauer keinen klaren Kopf mehr behalten.

Das Problem: In deinem heutigen Alltag gibt’s keine Säbelzahntiger mehr – aber dein Körper kennt den Unterschied nicht. Wenn du ständig unter Strom stehst, immer „auf der Flucht“ bist, schaltet dein System nie wieder richtig in den Ruhemodus. Und das macht auf Dauer krank.

Ein gewisses Maß an Leistungsdruck ist okay – besonders vor Deadlines. Aber chronischer Stress ist keine Dauerlösung. Er ist wie ein Feueralarm, der pausenlos schrillt: Irgendwann hört man ihn nicht mehr – aber die Hütte brennt trotzdem weiter.

Akute Stressbewältigung: Was du in stressigen Momenten tun kannst

Wenn der Stress dich überrollt, ist es manchmal schwierig, die richtigen Schritte zu finden, um den Druck zu lindern. Aber genau dann ist es entscheidend, schnell zu handeln – und nicht noch mehr in die Überforderung zu kommen.

1. Priorisieren – Was ist wirklich wichtig?

Wenn alles gleichzeitig zu passieren scheint, kann es helfen, kurz innezuhalten und zu fragen: Was muss jetzt wirklich getan werden? Was ist am wichtigsten? Und was kann warten oder sogar ganz gestrichen werden? In solchen Momenten ist es wichtig, nicht alles auf einmal zu wollen. Setze klare Prioritäten. Vielleicht bedeutet das, dass du kurzfristig einige Aufgaben verschiebst oder delegierst. Indem du den Fokus auf das Wesentliche legst, kannst du wieder klarer denken.

2. Der Weg zum Ziel – Schritt für Schritt

Der Weg aus dem Stress ist oft nicht der schnelle Sprint, sondern ein ruhiger, aber sicherer Marsch. Statt dich von der Fülle der Aufgaben erdrücken zu lassen, überlege dir, wie du sie in kleine, handhabbare Schritte unterteilen kannst. Und wenn der erste Schritt noch zu viel ist? Dann geh einen kleineren. Vielleicht ist der nächste Schritt nur, einen Plan zu schreiben oder das erste Telefonat zu führen. Manchmal reicht es schon, irgendetwas zu tun, um in Bewegung zu kommen.

3. Mini-Meditation – 5 Minuten für dich

Ja, ich weiß – jetzt kommt sie doch, die berühmte Meditation. 😊 Aber: Eine Mini-Meditation – also wirklich nur fünf Minuten tiefes Atmen und Augen schließen – ist erstaunlich effektiv. Keine Räucherstäbchen, kein Mantra – einfach kurz raus aus dem Gedankenkarussell. Du wirst sehen: Danach fühlt sich alles einen Tick weniger überwältigend an.

4. Unterstützung holen – Du musst nicht alles allein schaffen

Gerade wenn der Kopf voll ist, hilft es, Aufgaben abzugeben – und sei es nur für den Moment. Vielleicht kann dein Partner heute die Hunderunde übernehmen. Oder die Oma springt ein und holt das Kind vom Kindergarten ab. Eine Kollegin kann dir kurzfristig eine Datei zuarbeiten. Selbst ein simples „Kannst du mir mal eben helfen?“ an eine Freundin kann Wunder wirken. Es geht nicht darum, alles aus der Hand zu geben – sondern um kleine Entlastungen, die den Tag machbarer machen.

Stress vorbeugen: So baust du dein persönliches Selbstfürsorge-Fundament

Akuter Stress fühlt sich oft an wie ein Notfall – und genau so solltest du ihn auch behandeln. Doch noch besser ist es, gar nicht erst an diesen Punkt zu kommen. Denn je besser du dich selbst kennst und auf deine Bedürfnisse achtest, desto seltener wirst du in den berüchtigten Fluchtmodus geraten.

Deine Energiequellen kennen – was gibt dir Kraft?

Zwischen To-do-Listen und Kundenterminen vergessen wir oft, was uns eigentlich auflädt. Vielleicht ist es ein Spaziergang in der Natur, das Gespräch mit einer Freundin oder einfach mal 15 Minuten Stille ohne Bildschirm. Beobachte, was dir Energie gibt – und plane diese Dinge aktiv ein. 

Banale Basics – aber so wichtig!

Trinken, wenn du Durst hast. Auf Toilette gehen, wenn du musst. Klingt albern? Vielleicht. Aber genau diese scheinbar banalen Dinge fallen im Arbeitsmodus oft hinten runter. Genauso wie regelmäßige Pausen. Der Körper braucht sie – und zwar nicht erst, wenn du kurz vorm Umkippen bist. Wissenschaftliche Studien zeigen: Unser Gehirn kann sich etwa 60 bis 90 Minuten am Stück konzentrieren – danach ist eine Pause kein „Nice to have“, sondern notwendig. 

Plane deine Woche – mit realistischen Puffern

Wer seine Woche mit Terminen vollstopft wie einen überquellenden Einkaufskorb, wird früher oder später stolpern. Nimm dir regelmäßig Zeit für die Wochenplanung – idealerweise mit realistischen (!) Zeitfenstern, Pufferzeiten und ohne ständiges Multitasking. So kannst du Kollisionen vermeiden und hast Raum für das Unerwartete – denn das kommt ja sowieso.

Mehr Tipps für eine durchdachte Wochenplanung findest du in diesem Blogartikel.

Schlaf, Ernährung, Biorhythmus – Dreiklang für mehr Resilienz

Guter Schlaf, ausgewogenes Essen und das Arbeiten im Einklang mit deinem Biorhythmus sind so wichtig. Wenn du morgens am produktivsten bist, plane deine wichtigsten Aufgaben genau dann. Wenn du abends eher auf Standby läufst – dann mach eben weniger. 

Dein Stress-Masterplan – Erste Hilfe bei akuter Überforderung

Und dann wäre da noch dein ganz persönlicher Stress-Masterplan. Der Plan, den du dir in ruhigen Momenten überlegst, damit du ihn im akuten Stress nicht erst suchen musst. Wie eine Notfallkarte. Was hilft dir? Wer kann unterstützen? Was sind deine 3 ersten Schritte, wenn alles drunter und drüber geht?

Was könnte in deinem Stress-Masterplan stehen? Hier ein paar Anregungen:

• Erste Hilfe: Was hilft dir in akuten Momenten? Eine Mini-Meditation? Ein Spaziergang? Atemübungen?
• Priorisierung: Welche Aufgaben haben gerade Priorität – und was kann warten?
• Der Weg zum Ziel: Was ist der nächste kleine Schritt? Wie kannst du dir den Weg leichter machen?
• Energielieferanten: Was tankt dich auf? Musik, Lachen, Bewegung, gesunde Snacks?
• At Work: Denk an Basics wie Trinken, Pausen, Fokuszeiten, Nein sagen.
• Zuhause: Wer kann dich unterstützen? Welche Routinen geben dir Sicherheit?

👉 In der Download-Vorlage findest du eine einfache Struktur, um deinen eigenen Stress-Masterplan zu erstellen. Du kannst dich dabei gern von meinem Beispiel inspirieren lassen – oder ganz eigene Wege gehen. Hauptsache, du hast ihn parat, bevor der nächste „Säbelzahntiger“ durch das Büro tapst.

Fazit: Du darfst es dir leicht machen

Stress lässt sich im Alltag als Selbstständige:r nicht komplett vermeiden – aber du kannst lernen, besser mit ihm umzugehen. Ob durch kleine Soforthilfen im Chaos oder durch eine klare Wochenstruktur, die dir Puffer verschafft: Jeder Schritt zählt.

Wichtig ist, dass du dich selbst ernst nimmst – deine Bedürfnisse, deine Belastungsgrenzen, deine Energiequellen. Dein Stress-Masterplan ist kein starres Regelwerk, sondern eine liebevolle Erinnerung daran, dass du nicht perfekt funktionieren musst. Du darfst Pausen machen. Du darfst nein sagen. Und du darfst dir Hilfe holen.

Mach’s dir leichter. Schritt für Schritt. Und vergiss nicht: Auch in hektischen Phasen darf dein Business nach dir ticken – nicht umgekehrt.

Falls du Unterstützung dabei brauchst, deinen Arbeitsalltag noch stressfreier und strukturierter zu gestalten, stehe ich dir gerne zur Seite. Ich helfe dir, deinen Fokus zurückzugewinnen und mehr Gelassenheit in den Alltag zu bringen. Kontaktiere mich einfach für ein unverbindliches Erstgespräch und wir finden gemeinsam heraus, wie ich dich am besten unterstützen kann!

Faktencheck:
Wikidpedia: https://de.wikipedia.org/wiki/Kampf-oder-Flucht-Reaktion
dasgehirn.info: https://www.dasgehirn.info/aktuell/frage-an-das-gehirn/wie-kann-ich-mich-besser-konzentrieren

Wusstest du, dass wir durchschnittlich nur 2 Stunden und 53 Minuten pro Arbeitstag wirklich produktiv sind? Der Rest der Zeit geht für Meetings, Ablenkungen und ineffizientes Multitasking drauf. Kein Wunder, dass wir manchmal am Ende des Tages das Gefühl haben, kaum etwas geschafft zu haben.

Produktive Menschen machen es anders: Sie setzen klare Prioritäten, arbeiten in fokussierten Zeitblöcken und bleiben konsequent bei ihrem Plan. Sie verschwenden keine Energie mit ständigen Kontextwechseln oder ungeplanten Aufgaben – stattdessen haben sie eine Struktur, die ihnen hilft, ihre Ziele effizient zu erreichen.

Doch wie kannst du das für dich nutzen? Die gute Nachricht: Es gibt einfache Methoden, mit denen auch du deine Produktivität sofort steigern kannst – ganz ohne komplizierte Theorien. In diesem Artikel erfährst du drei meiner bewährten Lieblingsstrategien, mit denen du deine Zeit optimal nutzt und endlich mehr erledigst.

Fokuszeit: Ungeteilte Aufmerksamkeit für mehr Produktivität

Multitasking klingt verlockend, doch es bremst unsere Produktivität. Studien bestätigen das: Wer ständig zwischen Aufgaben hin und her springt, verliert wertvolle Zeit und Energie. „Echte” Produktivität erfordert ungeteilte Aufmerksamkeit - Fokuszeit. In dieser Zeit konzentrierst du dich ganz auf eine Aufgabe, ohne dich ablenken zu lassen.

Das Aufgabengebiet von virtuellen Assistent:innen ist vielseitig und individuell. Während sich einige Assistent:innen auf bestimmte Bereiche wie zum Beispiel Social Media, E-Mail-Marketing oder Buchhaltung spezialisiert haben, bieten andere ein sehr breites Spektrum an Dienstleistungen an. Letztendlich kommt es darauf an, in welchem Bereich du entlastet werden und welche Aufgaben du abgeben möchtest. Hier ein paar Beispiele, welche Aufgaben eine virtuelle Assistenz übernehmen könnte.

So richte ich meine Fokuszeiten ein:

1. Fokuszeit am Handy aktivieren: Apple-Nutzer kennen es – unter „Einstellungen“ kannst du deinen Fokusmodus individuell einstellen. Ich blockiere alles, was mich stören könnte: Messenger, Benachrichtigungen, alles aus – nur noch die Apps, die ich wirklich brauche

2. Fokuszeit in MS O365 einrichten: Outlook, Slack und Co. dürfen in meiner Fokuszeit ruhig mal Pause machen. So stelle ich sicher, dass ich mich nur mit den wichtigen Tools beschäftige.

3. Produktivitätsphasen nutzen: Ich habe meine Fokuszeit bewusst an den Beginn meines Arbeitstages gelegt. Zum einen bin ich zu dieser Zeit besonders produktiv und kreativ. Zum anderen stelle ich so sicher, dass ich mit den Themen, die mir wirklich wichtig sind und die mir das Arbeiten in Zukunft erleichtern, vorankomme. Vorher schaue ich nicht in meine Mails oder sonstiges. Meine Fokusthemen sind die 1, 2 Themen, die ich als Erstes am Tag bearbeite. Danach dürfen dann gern Themen wie Buchhaltung etc. vorsichtig anklopfen, ob sie auch mal dran kommen dürfen.

Wochenplanung: Mehr Struktur, weniger Chaos

Kennst du das? Du setzt dich am Montag an deinen Schreibtisch und fühlst dich sofort blockiert. Statt produktiv zu starten, verlierst du dich in kleinen Aufgaben, die eigentlich gar nicht auf deiner Liste stehen. Oder scrollst vor lauter Planlosigkeit lieber erstmal durch deine Social-Media-Accounts.

Genau das passiert oft, wenn wir ohne klare Struktur in die Woche starten.

Eine durchdachte Wochenplanung kann da Wunder wirken. Am Freitag sind meine letzten Termine das Retro und die Wochenplanung. Danach kann ich beruhigt und mit freiem Kopf ins Wochenende starten.

So sieht meine Wochenplanung im Detail aus:

1. Überblick verschaffen: Ich verschaffe mir erstmal einen Überblick, was in der nächsten Woche ansteht. Welche Deadlines gibt es? Starten neue Projekte?

2. Fokus setzen: Dann überlege ich mir, worauf ich meinen Fokus legen möchten. Was ist mein Ziel für den Monat und welche Aufgaben zahlen darauf ein?

3. Aufgaben einplanen: Anschließend plane die To Do’s in meinen Kalender ein und blocke mir dafür entsprechende Zeitfenster.

4. Private Termine integrieren: Freizeit, Sport und Familie sind genauso wichtig wie die Arbeit. Also kommen auch diese in den Kalender. Ich plane auch Anfahrtswege, zum Beispiel zum Klavierunterricht, großzügig mit ein, um dann nicht in Stress zu verfallen.

5. Pufferzeiten einplanen: Klar, es gibt immer Unerwartetes. Wenn es irgendwie möglich ist, blocke ich daher ein paar Zeitfenster, um für solche Situationen gewappnet zu sein. Klappt nicht immer, aber manchmal.

Buchempfehlung:
Falls du nach weiteren Tipps für eine effektivere Wochenplanung suchst, kann ich dir „Winning the Week“ von Demir und Carey Bentley empfehlen. Mir hat es bei der Strukturierung meiner Wochenplanung sehr geholfen.

Stick to the Plan: Umsetzung ohne Ablenkung 

Perfektionismus, ständige Social-Media-Pausen oder die berühmte „morgen mache ich’s“-Mentalität – all das kann uns von unserem Plan abbringen. Aber gute Planung hilft nichts, wenn wir sie nicht auch umsetzen.

Hier ein paar Methoden, die dir helfen können, am Ball zu bleiben:

Aufgaben in kleine Einheiten unterteilen: Große Aufgaben können überwältigend wirken. Statt sie als riesigen Brocken zu sehen, teile sie in kleinere, machbare Schritte. So bleibst du motiviert und siehst schneller Fortschritte.

Realistisch planen: Versuche von vornherein möglichst realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe benötigt und wann du sie schaffen kannst. Plane lieber etwas zu viel als zu wenig Puffer ein.

Eat the frog first: Erledige unliebsame Aufgaben zuerst, anstatt sie immer weiter nach hinten zu schieben und dann doch nie zu machen. Was weg ist, ist weg und außerdem ist es ein gutes Gefühl, die unbeliebteste Aufgabe direkt als Erstes los zu sein.

Die Alternative:
Lass ungeliebte Aufgaben einfach bei mir – so kannst du dich auf das konzentrieren, was du wirklich gern machst.

Buche dir ein Kennenlerngespräch, und wir schauen gemeinsam, wie ich dich unterstützen kann.

Fazit

Produktivität ist kein Zufall, sondern das Ergebnis gezielter Planung und Umsetzung. Mit Fokuszeit, einer strukturierten Wochenplanung und der Disziplin, an deinem Plan festzuhalten, kannst du deine Effizienz erheblich steigern.

Der Schlüssel liegt darin, Ablenkungen zu minimieren und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Setze dir klare Ziele, teile Aufgaben in kleine Einheiten und belohne dich für Fortschritte.

Bleib dran, auch wenn es mal schwieriger wird.

Quellen:
Vouchercloud, 2018, Survey Reveals Employee Productivity Averages 2 Hours and 53 Minutes a Day

Aktualisiert am 05.05.2025

Wenn du Onlinekurse oder digitale Produkte anbieten möchtest, brauchst du dafür eine Möglichkeit, um dein Angebot zu verkaufen und zu hosten. Das kannst du entweder über deine eigene Website machen oder du entscheidest dich für eine Kursplattform.

Falls du dich für die Nutzung einer Kursplattform entscheidest, steht dir eine große Anzahl an Anbietern zur Verfügung. Zwei der beliebtesten Tools sind ThriveCart und ablefy (ehemals elopage). Beides sind Plattformen, die Onlineunternehmer:innen dabei unterstützen, digitale Produkte, Kurse oder Dienstleistungen zu verkaufen, Zahlungsprozesse abzuwickeln und ihre Verkaufsstrategien zu optimieren. Doch welche Plattform ist die richtige für dich?

Als Online-Business-Unternehmer: in weißt du, wie wichtig es ist, die richtige Basis für dein Projekt zu wählen – schließlich geht es nicht nur um technische Funktionen, sondern auch um die Frage, welche Plattform langfristig deinen geschäftlichen Zielen entspricht. In diesem Artikel vergleiche ich die beiden Lösungen im Detail und gehe auf entscheidende Kriterien wie Funktionen, mögliche Integrationen, Preisgestaltung, Branding-Optionen und Datenschutz ein. Außerdem beleuchte ich die Vor- und Nachteile beider Plattformen, damit du eine fundierte Entscheidung treffen kannst.

Hinweis: Die Angaben in diesem Beitrag wurden sorgfältig recherchiert. Es wird keine Gewähr übernommen.

ThriveCart

Was ist ThriveCart?

ThriveCart ist eine Verkaufsplattform, die sich besonders auf Conversion-optimierte Checkout-Prozesse konzentriert. Mit ThriveCart Learn steht dir zudem eine vollständig integrierte Kursplattform zur Verfügung.

Mit ThriveCart können (mobiloptimierte) Checkoutseiten (Bezahlseiten), Upsells, Downsells und Orderbumps sowie verschiedene Funnels realisiert werden. Zudem sind zahlreiche Integrationen möglich (z.Bsp. Zapier und MailerLite). 

Welche Funktionen sind in ThriveCart enthalten?

Die Funktionen von ThriveCart sind sehr umfangreich und abhängig vom gewählten Tarif (Regular, Pro+ oder Learn+). Die Leistungen des Regular-Paketes sind natürlich auch in Pro+ sowie bei Learn+ enthalten. Hier habe ich dir mal einen Überblick zusammengestellt.

Welche Version sollte ich nutzen?
Aufgrund der erweiterten Steuerfunktionen sollte die Pro+-Version genutzt werden, zumindest wenn du dein Angebot auch außerhalb von Deutschland verkaufen möchtest. Für Kleinunternehmer kann auch die Regular-Version sinnvoll sein.

Integrationen

Zur Zeit stehen 38 verschiedene Integrationen zur Verfügung. Hier einige der wichtigsten:

• Stripe, PayPal, Authorize.net, Google und Apple Pay
• Zapier
• Mailerlite, Mailchimp, ActiveCampaign
• Slack
• Circle
• teachable, Airtable
• ...

Preisgestaltung

Aktuell bietet ThriveCart noch Lifetime-Lizenzen für die Versionen Regular und Learn+ an. Pro+ ist seit kurzem nicht mehr als Lifetime-Lizenz verfügbar, sondern wird als jährliche Gebühr gezahlt.

Folgende Pakete stehen zur Auswahl:

Regular: $495 einmalig
Pro+: + $295/ Jahr
Learn+: +$195 einmalig

Gesamtpaket: $885 (davon $295 jährlich)

Benutzerfreundlichkeit

ThriveCart kannst du auch dann gut nutzen, wenn du dich nicht unbedingt als technikaffin bezeichnen würdest. Ein einfacher Drag & Drop Editor ermöglicht eine intuitive Nutzung. Zudem steht eine große Auswahl an Templates zur Verfügung, die du nur noch auf dein individuelles Branding anpassen musst. Und wenn du mal doch nicht weiter kommst, kannst du den Hilfebereich nutzen oder dich an den Support wenden.

Branding/ White Labeling

White Labeling ist in der Pro-Version möglich. Das ThriveCart Logo kann auf der Checkoutseite versteckt werden. Darüber hinaus können alle Kundenbereiche wie Login-Seite, Kursübersichtsseite etc. personalisiert werden.

Datenschutz

ThriveCart erfüllt grundlegende Datenschutzanforderungen, doch die Server befinden sich nicht in der EU (sondern in den USA, Amazon AWS ) und der Unternehmenssitz ist in den USA (Texas). Für DSGVO-konformes Arbeiten müssen hier zusätzliche Maßnahmen getroffen werden, z. B. entsprechende Datenschutzerklärungen. Ein Auftrag zur Datenverarbeitung (AVV)/ DPA (Data Processing Addendum) wird elektronisch bei Vertragsabschluss geschlossen

Besonderheiten

Seit Anfang 2025 gilt die e-Rechnungspflicht. ThriveCart bietet aktuell noch keine eRechnungen an. Wenn du nicht im B2B Bereich unterwegs bist, ist dieser Punkt allerdings unerheblich. Alternativ könnte die Rechnungsstellungsfunktion (automatisches Erstellen von Rechnungen) in ThriveCart deaktiviert werden und eine Automation zu einem Buchhaltungsprogramm erfolgen, damit die Rechnungen dort erstellt werden.

Vor- und Nachteile von ThriveCart

Nachteile

• In Learn kein integriertes Video/File-Hosting: Es wird ein externer Anbieter wie Vimeo oder Spotlightr benötigt bzw. für PDF-Dateien eine Cloud.
• Erweiterte Steuerfunktionen nur in der Pro-Version verfügbar.
• Rechnungen müssen manuell runtergeladen werden und für jede Transaktion wird eine separate Rechnung erstellt -> erhöhter Buchhaltungsaufwand (mit Pro+ Bulk Invoice Download möglich, alle Rechnungen können auf einmal runtergeladen werden) 
• ThriveCart unterstützt keine eRechnungen
• Plattformsprache nur auf Englisch
• Kein Widerspruchsrecht hinterlegt
• Nur eine individuelle Checkbox im Checkout möglich. (zum Beispiel für Newsletteranmeldungen oder zur AGB-Zustimmung)
• Kursplattform bietet zwar viele Funktionen, aber nicht so umfangreich wie dezidierte Kursplattformen
• Keine integrierte Community-Funktion (Es gibt keine Möglichkeit Community- oder Diskussionsbereiche für Kursteilnehmer direkt in ThriveCart zu erstellen.)
• Keine Möglichkeit eines Reseller-Modells: Verantwortung für die Einhaltung aller rechtlicher und steuerlicher Vorgaben (ZFU, Reverse Charge etc.) trägst du selbst.
• Kein integriertes Mahnwesen

Für wen ist ThriveCart geeignet?

ThriveCart eignet sich ideal für Unternehmer, die:

• Produkte oder Kurse online verkaufen möchten, ohne monatliche Gebühren zahlen zu müssen.
• Eine einfache Möglichkeit zur Erstellung von Verkaufsprozessen suchen.
• Einen Fokus auf Marketing und Umsatzoptimierung legen.

ThriveCart ist eine leistungsstarke Plattform mit vielen Marketing-Tools, aber erhöhtem Buchhaltungsaufwand. Langfristig ist sie eine kostengünstige Möglichkeit, digitale Produkte zu verkaufen.

ablefy (ehemals elopage)

Was ist ablefy?

Ablefy (ehemals elopage) ist ein professioneller Zahlungsdienstleister mit einer integrierten Kursplattform. Es bietet Unternehmer:innen die Möglichkeit, Onlineprodukte (Digitale Produkte) rechtssicher und professionell zu verkaufen.

Bei ablefy kannst du Produkte in eigenem Namen verkaufen. Du kannst die Plattform aber auch als Reseller nutzen. In dem Fall tritt ablefy als Verkäufer auf, was besonders bequem ist und dir die Sicherheit bietet, dass alle rechtliche und steuerlichen Vorgaben eingehalten werden. (Die Verantwortung liegt dann bei ablefy und nicht bei dir)

Neben digitalen Produkten können Onlinekurse, Memberships oder Tickets für Online-Events erstellt werden. Das Preissystem basiert dabei auf monatlichen Gebühren und Provisionen.

Welche Funktionen sind in ablefy enthalten?

Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach gewähltem Paket.

In allen Paketen enthalten:

• Abonnements und Ratenzahlung
• Automatische Rechnungserstellung
• Gutscheincodes
• 1 Teammitglied
• Conversion-Tools (Marketingtools)
• Online-Kurse und Lektionen (Zertifikate, Quizzes erst ab Advanced Plan), Digitale Produkte
• E-Ticket-Verkauf
• 1 Analytics 3.0 Modul

Integrationen

Ablefy bietet zahlreiche Integrationen (3.000+), insbesondere für Zahlungsanbieter wie PayPal, Stripe und Klarna. Auch Marketingtools wie ActiveCampaign oder Zapier lassen sich nahtlos anbinden. Allerdings sind einige wichtige Integrationen wie Zapier, ActiveCampaign oder KlickTipp erst ab dem Advanced Plan verfügbar.

Preisgestaltung

Ablefy bietet ein Abo-Modell mit monatlichen Kosten. Der Preis hängt von der Anzahl der Produkte, Kurse und Teilnehmer:innen ab. Zusätzliche Gebühren (Transaktionskosten) fallen pro Verkauf an, was gerade bei einem hohen Verkaufsvolumen ins Gewicht fällt. Es werden vier Pakete angeboten, das günstige kostet monatlich 39 €.

In allen Paketen steht eine unbegrenzte Anzahl an Kund:innen zur Verfügung. Die Kosten pro Transaktion verringern sich, je höher das Paket ist. Zudem entstehen Transaktionskosten, die abhängig von der Umsatzhöhe und der Transaktionshöhe sind.

Man benötigt vermutlich mindestens den Advanced Plan für 69 €/ Monat aufgrund der Limitierung auf 3 Produkte und 10 Videos sowie fehlende Drip-in Möglichkeit im Kursbereich im Essential Plan.

Benutzerfreundlichkeit

Ablefy bietet einen hohen Funktionsumfang und kann daher für Einsteiger sehr komplex und verwirrend sein. Aber es steht ein großes Hilfecenter zur Verfügung sowie ein Support per Telefon und E-Mail. Zudem ist die Plattformsprache Deutsch.

Branding/ White Labeling

Ablefy erlaubt umfassendes Branding, einschließlich benutzerdefinierter Farben, Logos und Domain-Anbindung. Ab dem Pro-Plan ist White Labeling möglich, kostet dann aber 129 €/Monat.

Datenschutz

Das Unternehmen legt großen Wert auf Datenschutz und ist vollständig DSGVO-konform. Die Serverstandorte befinden sich in der EU, was für viele (insbesondere europäische) Nutzer:innen ein entscheidender Vorteil ist. Ein AVV wird bei Vertragsabschluss geschlossen.

Vor- und Nachteile von ablefy (ehemals elopage)

Nachteile

• Kostenstruktur: Monatliche Gebühren und (umsatzabhängige) Transaktionsgebühren
• Limitierung der Anzahl von Produkten je nach Paket
• Erweiterte Funktionen nur in teureren Paketen verfügbar
• Komplexität: Kann für Anfänger ziemlich überwältigend sein.
• White Labeling erst ab Professional Paket möglich

Für wen ist ablefy geeignet?

Ablefy ist perfekt für alle, denen Rechtssicherheit und DSGVO-Konformität besonders wichtig sind und die komplexe, digitale Produkte anbieten möchten. Außerdem eignet sich ablefy für Menschen, denen deutschsprachiger Support/ Hilfebereich und eine deutschsprachige Plattform wichtig sind.

Rechenbeispiel ThriveCart vs. ablefy

Schauen wir uns doch einmal konkret an, welche Kosten dich bei ThriveCart und ablefy erwarten. Dazu müssen wir ein paar Annahmen treffen, da die Kosten bei ablefy umsatz- und transaktionsabhängig sind.

Wir gehen mal von folgenden Rahmenbedingungen aus:

ablefy

Advanced Paket: 69 €/Monat

Transaktionsgebühren Normal Seller pro Transaktion: 3,9 % + 0,50 € = 10,25 €

Kosten PayPal: 2,49 % + 0,35 € pro Transaktion= 6,58 €

Kosten Stripe: 1,5 % + 0,25 € pro Transaktion= 4 €

Gesamt: 211,50 €/ Monat*

Fazit

Bevor du dich für ablefy oder ThriveCart entscheidest, solltest du dir über deine individuellen Anforderungen im Klaren sein: Welche Prioritäten setzt du? Geht es dir vor allem um eine umfassende Kursgestaltung mit interaktiven Funktionen und DSGVO-Konformität (ablefy)? Oder steht für dich ein optimierter Verkaufsprozess, langfristige Kosteneffizienz und nahtlose Marketing-Integrationen im Fokus (ThriveCart)? Überlege auch, wie wichtig dir Branding-Optionen, Datenschutz und die Skalierbarkeit deines Projekts sind. Eine klare Vorstellung deiner Zielgruppe und deines Geschäftsmodells wird dir die Entscheidung deutlich erleichtern.

Welche Online-Kurs-Plattform ist für mich geeignet?

Wenn du ein Conversion-optimiertes Verkaufssystem suchst, das dir langfristig Kosten spart und gleichzeitig Kursfunktionen bietet, solltest du dir ThriveCart genauer ansehen.

Wenn du eine umfassende Plattform für die Erstellung und den Verkauf von Online-Kursen suchst und DSGVO-Konformität oberste Priorität hat, ist ablefy eine gute Wahl.

Du weißt schon was du möchtest und willst direkt loslegen?

Prima. Dann kannst du dir hier die Lizenzen für ThriveCart und ablefy holen.

Du benötigst Unterstützung bei der Wahl der richtigen Plattform oder bei der Umsetzung deines Projekts?

Ich helfe dir, die Tools optimal auf dein Geschäftsmodell anzupassen. Kontaktiere mich für ein unverbindliches Erstgespräch!

*Es handelt sich um einen Affiliatelink. Wenn du darüber kaufst, erhalte ich eine Provision. Der Preis bleibt für dich gleich.

Kennst du das Gefühl, wenn dein Kopf einfach nur brummt, weil ständig etwas ansteht? Du hast einen Haufen guter Ideen und Projekte im Kopf, doch der Alltag lässt einfach keinen Zentimeter Platz für die Umsetzung. Dein Postfach platzt aus allen Nähten, deine To Do-Liste ist proppenvoll, und statt dich endlich den großen, wichtigen Aufgaben zu widmen, bist du im Klein-Klein von E-Mails, Terminen und Buchhaltung gefangen.

Genau in dieser Situation fangen viele Selbständige an darüber nachzudenken, sich Unterstützung zu holen und eine virtuelle Assistenz (VA) zu beauftragen. Doch wie gelingt eine erfolgreiche Zusammenarbeit? Was ist nötig, damit die Unterstützung durch eine VA wirklich zum Erfolg wird? In diesem Beitrag erfährst du, welche Voraussetzungen für eine produktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit entscheidend sind.

Welche Aufgaben kann dir eine virtuelle Assistenz abnehmen?

Das Aufgabengebiet von virtuellen Assistent:innen ist vielseitig und individuell. Während sich einige Assistent:innen auf bestimmte Bereiche wie zum Beispiel Social Media, E-Mail-Marketing oder Buchhaltung spezialisiert haben, bieten andere ein sehr breites Spektrum an Dienstleistungen an. Letztendlich kommt es darauf an, in welchem Bereich du entlastet werden und welche Aufgaben du abgeben möchtest. Hier ein paar Beispiele, welche Aufgaben eine virtuelle Assistenz übernehmen könnte.

Administrative Aufgaben

• E-Mail-Management: Sortieren, Priorisieren und Beantworten von E-Mails, Erstellen von Vorlagen, Verwaltung von Newslettern.
• Kalenderverwaltung: Planung und Koordination von Terminen und Meetings.
• Dokumentenverwaltung: Organisieren und Ablegen von Dokumenten, Bearbeiten und Erstellen von Textdokumenten und Präsentationen.
• Rechnungen schreiben und verwalten: Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen, Mahnwesen.
• Buchhaltungsunterstützung: Vorbereitende Buchhaltung, z. B. Belege sortieren und organisieren und in dein Buchhaltungstool einpflegen.

Kundensupport und Kommunikation

• Kundenbetreuung: Beantworten von Kundenanfragen, Bearbeiten von Rückfragen und Problemen.
• Follow-Up-Kommunikation: Kontaktpflege mit Kunden oder Geschäftspartnern, Versand von Erinnerungen oder Updates.

Technischer Support

• Website-Management: Inhalte auf Websites aktualisieren, Blogartikel einpflegen, einfache technische Änderungen vornehmen.
• Tool-Administration: Pflege und Konfiguration von Tools wie CRM, E-Mail-Marketing-Software oder Projektmanagement-Plattformen.

Projektmanagement

• Aufgabenverteilung und -verfolgung: Unterstützung bei der Verwaltung von Projektplänen und Aufgaben.
• Teamkoordination: Kommunikation und Koordination zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern.
• Erstellung von Projektberichten: Zusammenfassen von Projektstatus, Fortschritten und Problembereichen.

Diese Vorteile bringt die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz

Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz soll vor allem eines: dich entlasten und dir Freiräume verschaffen. Im besten Fall im Terminkalender und im Kopf. Die drei wichtigsten Vorteile sind aus meiner Sicht mehr Zeit, ein unvoreingenommener Blick von Außen und die Möglichkeit neu gewonnene Freiräume fokussiert für die Weiterentwicklung deines Unternehmens nutzen zu können.

Zeitersparnis

Zeitraubende Tätigkeiten kannst du abgeben und die gewonnene Zeit für andere Themen nutzen. Natürlich hast du zu Beginn erstmal einen höheren zeitlichen Invest für die Einarbeitung. Dieser zahlt sich aber in der Regel bereits nach kurzer Zeit aus. Und sobald ihr ein eingespieltes Team seid, kannst du schnell und ohne viel Erklärungen To Do’s abgeben.

Input von Außen

Eine virtuelle Assistenz arbeitet mit verschiedenen Auftraggeber:innen, die oft in ganz unterschiedlichen Branchen tätig sind. All die Erfahrungen und Learnings kommen auch deinem Unternehmen zugute. Gerade als Solo-Selbständige:r ist es unglaublich hilfreich, wenn jemand ganz frisch und unvoreingenommen auf deine Prozesse und dein Unternehmen schaut.

Fokus

Wenn jemand zuverlässig Aufgaben übernimmt, dann entstehen für dich neue Freiräume, die du dazu nutzen kannst, dich auf die Weiterentwicklung deines Business zu konzentrieren. Du hast wieder mehr Ressourcen, um fokussiert an umsatzbringenden Themen zu arbeiten.

Welche Vorbereitungen sichern eine erfolgreiche Zusammenarbeit?

Vielleicht hast du bisher noch nie mit einem Freelancer oder einer Virtuellen Assistenz zusammengearbeitet und fragst dich wie ihr am besten startet und was konkret zu tun ist? Wie Oma schon sagte: Vorbereitung ist die halbe Miete. Damit ihr einen guten Start habt, lohnt es sich also bereits vorab ein paar Punkte zu klären und vorzubereiten.

Aufgaben notieren und priorisieren

An dieser Stelle habt ihr sicherlich bereits über die künftigen Aufgaben und Tätigkeiten gesprochen. Nimm dir trotzdem nochmal einen Moment Zeit, um alle Aufgaben, die deine VA übernehmen soll, zu notieren und zu priorisieren. Das schafft dir final Klarheit und du kannst für dich überprüfen, ob du an alles gedacht hast.

Dokumentation der Unternehmensprozesse

Ein zweiter wichtiger Schritt, der dir in der Zusammenarbeit viel Zeit sparen wird, ist die Dokumentation deiner Prozesse und Workflows. Notiere für alle Unternehmensprozesse, die für deine VA relevant sind, die einzelnen Schritte. Die Dokumentationen kannst du gleich als Briefing nutzen und ihr könnt direkt starten.

Dafür kannst du ein einfaches Worddokument oder Google Doc verwenden. Aber auch Projektmanagementtools wie Notion oder ClickUp eignen sich wunderbar.

Die Dokumentation deiner Prozesse wird dir übrigens nicht nur in der Zusammenarbeit mit deiner VA von Nutzen sein, sondern dir generell viel Zeit sparen. So musst du vor allem bei seltenen Prozessen nicht jedes Mal neu überlegen, was alles zu erledigen ist, sondern kannst deine Vorlage nutzen. Und sicher sein, dass du nichts vergisst.

Kick-Off

Als dritter Baustein für einen erfolgreichen gemeinsamen Start empfiehlt sich ein Kick-Off-Termin. In diesem könnt ihr nochmal über die Details der Zusammenarbeit, Erwartungshaltungen und konkrete Anforderungen sprechen.

Der Kick-Off-Call kann zum Beispiel folgende Themen umfassen:

• Welche Aufgaben sollen konkret übernommen werden?
• In welchem Zeitraum sollen die Tätigkeiten erledigt werden?
• Festlegung von Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten
• Gibt es spezielles Hintergrundwissen, dass deine VA zur Bearbeitung der Aufgaben benötigt? Was ist dir besonders wichtig?
• Über welche Tools möchtet ihr miteinander kommunizieren und zusammen arbeiten? (Trello, Asana, Google Workspace, Microsoft Office 365, Notion...)
• Sind in der nächsten Zeit längere Abwesenheiten (Urlaub) geplant?
• Wie erfolgt die Priorisierung der Aufgaben? Was steht in deinem Unternehmen in der nächsten Zeit an?
• Zu welchen Tools und auf welchem Weg erhält deine VA Zugang? Nutzt du einen Passwortmanager?
• Festlegung gemeinsamer Meetings und Check-In Termine nach Bedarf
• Ziele definieren: Was möchtest du durch die Zusammenarbeit erreichen? An welchen Kriterien misst du, ob die Zusammenarbeit erfolgreich ist?

Fazit: Gemeinsam mehr erreichen – mit der richtigen Vorbereitung

Je besser eure Basis ist, desto weniger Nachjustieren ist später erforderlich. Weniger Nachfragen, weniger Missverständnisse und weniger Fehler. Der Zeitinvest in eine gute Vorbereitung lohnt sich also.

Eine gute virtuelle Assistenz leitet diesen Prozess und führt dich durch die einzelnen Schritte. Die Verantwortung dafür liegt also nicht allein bei dir. So steht einem erfolgreichen Start mit deiner Virtuellen Assistenz nichts mehr im Weg.